Τι είναι η διαχείριση εγγράφων;

Οι επιχειρήσεις και άλλοι οργανισμοί, καθώς και τα άτομα που χειρίζονται πολλές πληροφορίες, χρειάζονται συστήματα διαχείρισης εγγράφων για να καταθέσουν, να ασφαλίσουν, να ανακτήσουν και να μοιραστούν αυτές τις πληροφορίες.Η διαχείριση εγγράφων είναι ένα οργανωμένο σύστημα που μεθοδικά επεξεργάζεται, αποθηκεύει και ανακτά τα έγγραφα και τα δεδομένα μέσα σε αυτά.Για έντυπη αντιγραφή ή έγγραφα χαρτιού, η διαδικασία μπορεί απλά να αναφέρεται ως σύστημα αρχειοθέτησης.

Η διαχείριση εγγράφων είναι μια πιο σύγχρονη έκδοση που συνήθως περιλαμβάνει ηλεκτρονική παραγωγή, αποθήκευση και ανάκτηση εγγράφων και άλλων αρχείων, παρέχοντας ασφαλή πρόσβαση σε όσους έχουν εκκαθάριση.Εκτός από τα τυπικά έγγραφα, όπως αρχεία κειμένου ή σαρωμένα αντίγραφα εγγράφων χαρτιού, η διαχείριση εγγράφων μπορεί επίσης να περιλαμβάνει αρχεία ήχου και βίντεο, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φαξ, αναφορές, φωτογραφίες, γραμματοσειρές, γραφικά και άλλες εικόνες.

Το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων δημιουργήθηκε στην προσπάθεια εισαγωγής γραφεία χωρίς χαρτί.Με τη συνειδητοποίηση ότι αυτό το επιχειρηματικό μοντέλο ήταν αδύνατο να τελειοποιηθούν, τα νεότερα μοντέλα άρχισαν να ενσωματώνουν τόσο τη διαχείριση χαρτιού όσο και την ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων.Δεδομένου ότι οι οργανισμοί παρουσιάζουν διαφορετικές ανάγκες, τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων σχεδιάζονται ειδικά για την αντιμετώπιση συγκεκριμένων πτυχών της διαλογής και της διαχείρισης πληροφοριών.

Ένα παράδειγμα είναι ο τραπεζικός κλάδος.Αυτές τις μέρες, αντί να στέλνουν ακυρωμένους ελέγχους μαζί με τραπεζικές δηλώσεις, οι τράπεζες κάνουν μικροσκοπικά ψηφιακά αντίγραφα των επιταγών και εκτυπώνουν τις ανάγκες ανάλογα με τις ανάγκες.Η τράπεζα διατηρεί επίσης ένα αντίγραφο για τα αρχεία της.Οι πραγματικοί έλεγχοι μπορούν να καταστραφούν ή να διατηρηθούν σε ασφαλή τοποθεσία για αντίγραφα ασφαλείας σε περίπτωση δυσλειτουργίας του υπολογιστή ή αλλοιωμένων δεδομένων.

Ένα άλλο καλό παράδειγμα είναι οι διαφημιστικές υπηρεσίες.Αντί να χρησιμοποιείτε χώρο premium για να κρατήσετε τα storyboards και τα υλικά παρουσίασης, αυτά τα στοιχεία μπορούν να μετατραπούν σε ψηφιακά δεδομένα.Μια ολόκληρη διαφημιστική καμπάνια μπορεί να μετατραπεί σε μερικά αρχεία ή φακέλους που αποθηκεύονται στον υπολογιστή, οι οποίοι αργότερα μπορούν να έχουν πρόσβαση, να διανεμηθούν ή να εκτυπωθούν ανάλογα με τις ανάγκες.

Η διαχείριση εγγράφων μπορεί να εξομαλύνει αποτελεσματικά οποιοδήποτε περιβάλλον γραφείου.Με την ταξινόμηση και την βολική αποθήκευση πληροφοριών και την εύκολη προσβάσιμη, αυτή η διαδικασία βοηθά τους εργαζόμενους να εργάζονται πιο αποτελεσματικά.Η διαχείριση εγγράφων εξοικονομεί όχι μόνο χώρο και χρόνο, αλλά και χρήματα.Επειδή είναι πολύ πιο αποτελεσματικό από τα τυπικά συστήματα αρχειοθέτησης, μπορεί επίσης να μειώσει το άγχος στο χώρο εργασίας.