Quản lý tài liệu là gì?

Các doanh nghiệp và các tổ chức khác, cũng như các cá nhân xử lý rất nhiều thông tin, cần các hệ thống quản lý tài liệu để nộp, an toàn, truy xuất và chia sẻ thông tin đó.Quản lý tài liệu là một hệ thống có tổ chức xử lý, lưu trữ và thu hồi các tài liệu và dữ liệu trong đó một cách có phương pháp.Đối với bản sao cứng, hoặc tài liệu giấy, quy trình có thể chỉ đơn giản được gọi là hệ thống nộp đơn.Quản lý tài liệu là một phiên bản hiện đại hơn thường liên quan đến sản xuất, lưu trữ và truy xuất tài liệu điện tử và các tệp khác, cung cấp quyền truy cập an toàn cho những người có giải phóng mặt bằng.Ngoài các tài liệu điển hình, chẳng hạn như tệp văn bản hoặc bản sao được quét tài liệu giấy, quản lý tài liệu cũng có thể bao gồm các tệp âm thanh và video, email, fax, báo cáo, hình ảnh, phông chữ, đồ họa và các hình ảnh khác.Phần mềm quản lý tài liệu được tạo ra trong nỗ lực giới thiệu các văn phòng không giấy tờ.Khi nhận ra rằng mô hình kinh doanh này là không thể hoàn thiện, các mô hình mới hơn đã bắt đầu tích hợp cả quản lý tài liệu giấy và điện tử.Vì các tổ chức có nhu cầu đa dạng, các hệ thống quản lý tài liệu được thiết kế đặc biệt để giải quyết các khía cạnh cụ thể của việc sắp xếp và quản lý thông tin.Một ví dụ là ngành ngân hàng.Ngày nay, thay vì gửi séc bị hủy cùng với các báo cáo ngân hàng, các ngân hàng tạo các bản sao kỹ thuật số thu nhỏ của séc và in chúng ra khi cần thiết.Ngân hàng cũng giữ một bản sao cho hồ sơ của nó.Kiểm tra thực tế có thể bị phá hủy hoặc giữ ở một vị trí an toàn để sao lưu trong trường hợp trục trặc máy tính hoặc dữ liệu bị hỏng. Một ví dụ tốt khác là các cơ quan quảng cáo.Thay vì sử dụng không gian cao cấp để giữ các bảng phân cảnh và tài liệu trình bày, các mục này có thể được biến thành dữ liệu kỹ thuật số.Toàn bộ chiến dịch quảng cáo có thể được chuyển thành một vài tệp hoặc thư mục được lưu trữ trên máy tính, sau này có thể được truy cập, phân phối hoặc in khi cần thiết.Quản lý tài liệu có thể hợp lý hóa hiệu quả bất kỳ môi trường văn phòng nào.Bằng cách phân loại và lưu trữ thông tin thuận tiện và giúp dễ dàng truy cập, quá trình này giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.Quản lý tài liệu không chỉ tiết kiệm không gian và thời gian mà cả tiền.Bởi vì nó hiệu quả hơn nhiều so với các hệ thống nộp đơn thông thường, nó cũng có thể làm giảm căng thẳng tại nơi làm việc.