Mi az a dokumentumkezelés?

A vállalkozásoknak és más szervezeteknek, valamint az egyéneknek, akik sok információt kezelnek, dokumentumkezelő rendszerekre van szükség az információk benyújtásához, biztonságához, letöltéséhez és megosztásához.A dokumentumkezelés egy olyan szervezett rendszer, amely módszeresen feldolgozza, tárolja és helyreállítja a dokumentumokat és a benne lévő adatokat.A nyomtatott másolat vagy a papír dokumentumok esetében a folyamatot egyszerűen iratgyártási rendszernek lehet hivatkozni.

A dokumentumkezelés egy kortárs változat, amely általában magában foglalja a dokumentumok és egyéb fájlok elektronikus előállítását, tárolását és lekérdezését, biztonságos hozzáférést biztosítva azok számára, akik rendelkezésre állnak.A tipikus dokumentumok, például a szöveges fájlok vagy a papírdokumentumok beolvasott példányain kívül a dokumentumkezelés audio- és videofájlokat, e -maileket, faxokat, jelentéseket, fényképeket, betűtípusokat, grafikákat és egyéb képeket is tartalmazhat.

A dokumentumkezelő szoftvert a papír nélküli irodák bevezetése érdekében hozták létre.Miután felismerte, hogy ez az üzleti modell lehetetlen volt tökéletesíteni, az újabb modellek elkezdték integrálni mind a papír, mind az elektronikus dokumentumkezelést.Mivel a szervezetek különféle igényeket képviselnek, a dokumentumkezelő rendszereket kifejezetten a válogatás és az információk kezelésének bizonyos szempontjainak kezelésére tervezték.

Egy példa a bankipar.Manapság ahelyett, hogy lemondott csekkeket küldenek a bankszámlakivonatokkal együtt, a bankok miniatűr digitális példányokat készítenek a csekkekről, és szükség szerint kinyomtatják őket.A bank a nyilvántartásainak másolatát is tartja.A tényleges ellenőrzések megsemmisíthetők vagy biztonságos helyen tarthatók a biztonsági mentéshez számítógépes hibás vagy sérült adatok esetén.Ahelyett, hogy prémium teret használnának a forgatókönyvek és a prezentációs anyagok megtartására, ezeket az elemeket digitális adatokká lehet alakítani.Egy teljes hirdetési kampány átalakítható néhány, a számítógépen tárolt fájlká vagy mappákká, amelyek később hozzáférhetők, terjeszthetők vagy nyomtathatók.

A dokumentumkezelés hatékonyan ésszerűsítheti az irodai környezetet.Az információk besorolása és kényelmességének tárolásával, valamint könnyen hozzáférhetővé tételével ez a folyamat segíti a munkavállalókat a hatékonyabb munkában.A dokumentumkezelés nemcsak helyet és időt takarít meg, hanem pénzt is.Mivel ez sokkal hatékonyabb, mint a tipikus iratrendszerek, csökkentheti a munkahelyi stresszt is.