Apa itu manajemen dokumen?

Bisnis dan organisasi lain, serta individu yang menangani banyak informasi, membutuhkan sistem manajemen dokumen untuk mengajukan, mengamankan, mengambil, dan membagikan informasi itu.Manajemen dokumen adalah sistem terorganisir yang secara metodis memproses, menyimpan, dan memulihkan dokumen dan data di dalamnya.Untuk hard copy, atau dokumen kertas, proses tersebut dapat dengan mudah disebut sebagai sistem pengarsipan.

Manajemen dokumen adalah versi yang lebih kontemporer yang biasanya melibatkan produksi elektronik, penyimpanan, dan pengambilan dokumen dan file lainnya, memberikan akses aman kepada mereka yang memiliki izin.Selain dokumen -dokumen khas, seperti file teks atau salinan dokumen kertas yang dipindai, manajemen dokumen juga dapat mencakup file audio dan video, email, faks, laporan, foto, font, grafik, dan gambar lainnya.

Perangkat lunak manajemen dokumen dibuat dalam upaya memperkenalkan kantor tanpa kertas.Setelah kesadaran bahwa model bisnis ini tidak mungkin untuk sempurna, model yang lebih baru mulai mengintegrasikan manajemen dokumen kertas dan elektronik.Karena organisasi menyajikan beragam kebutuhan, sistem manajemen dokumen dirancang khusus untuk mengatasi aspek -aspek tertentu dalam menyortir dan mengelola informasi.

Salah satu contohnya adalah industri perbankan.Hari -hari ini, alih -alih mengirim cek yang dibatalkan bersama dengan laporan bank, bank membuat salinan digital mini dari cek dan mencetaknya sesuai kebutuhan.Bank juga menyimpan salinan untuk catatannya.Cek aktual dapat dihancurkan atau disimpan di lokasi yang aman untuk dicadangkan jika terjadi kerusakan komputer atau data yang rusak.

Contoh lain yang baik adalah agen periklanan.Daripada menggunakan ruang premium untuk menahan storyboard dan materi presentasi, item ini dapat diubah menjadi data digital.Seluruh kampanye iklan dapat diubah menjadi beberapa file atau folder yang disimpan di komputer, yang nantinya dapat diakses, didistribusikan atau dicetak sesuai kebutuhan.

Manajemen dokumen dapat secara efektif merampingkan lingkungan kantor apa pun.Dengan mengklasifikasikan dan menyimpan informasi dengan mudah, dan membuatnya mudah diakses, proses ini membantu karyawan untuk bekerja lebih efisien.Manajemen dokumen tidak hanya menghemat ruang dan waktu tetapi juga uang.Karena jauh lebih efisien daripada sistem pengarsipan tipikal, ini juga dapat mengurangi stres di tempat kerja.