Ano ang pamamahala ng dokumento?

Ang mga negosyo at iba pang mga organisasyon, pati na rin ang mga indibidwal na humahawak ng isang mahusay na impormasyon, kailangan ng mga sistema ng pamamahala ng dokumento upang mag -file, secure, makuha at ibahagi ang impormasyong iyon.Ang pamamahala ng dokumento ay isang organisadong sistema na pamamaraan na naproseso, mga tindahan at bumabawi ng mga dokumento at ang data sa loob nito.Para sa hard copy, o mga dokumento ng papel, ang proseso ay maaaring tinukoy lamang bilang isang sistema ng pag -file.

Ang pamamahala ng dokumento ay isang mas kontemporaryong bersyon na karaniwang nagsasangkot ng elektronikong paggawa, imbakan at pagkuha ng mga dokumento at iba pang mga file, na nagbibigay ng ligtas na pag -access sa mga may clearance.Bukod sa mga tipikal na dokumento, tulad ng mga file ng teksto o mga na -scan na kopya ng mga dokumento ng papel, ang pamamahala ng dokumento ay maaari ring isama ang mga file ng audio at video, email, fax, ulat, larawan, font, graphics at iba pang mga imahe.

Ang software sa pamamahala ng dokumento ay nilikha sa pagsisikap na ipakilala ang mga tanggapan na walang papel.Sa pagsasakatuparan na ang modelong ito ng negosyo ay imposible upang perpekto, ang mga mas bagong modelo ay nagsimulang pagsasama ng parehong pamamahala ng papel at elektronikong dokumento.Dahil ang mga organisasyon ay nagpapakita ng magkakaibang mga pangangailangan, ang mga sistema ng pamamahala ng dokumento ay partikular na idinisenyo upang matugunan ang mga partikular na aspeto ng pag -uuri at pamamahala ng impormasyon.

Ang isang halimbawa ay ang industriya ng pagbabangko.Sa mga araw na ito, sa halip na magpadala ng kanseladong mga tseke kasama ang mga pahayag sa bangko, ang mga bangko ay gumawa ng mga miniature digital na kopya ng mga tseke at i -print ang mga ito kung kinakailangan.Ang bangko ay nagpapanatili din ng isang kopya para sa mga tala nito.Ang aktwal na mga tseke ay maaaring masira o itago sa isang ligtas na lokasyon para sa pag -back up sa kaso ng malfunction ng computer o nasira na data.

Ang isa pang magandang halimbawa ay ang mga ahensya ng advertising.Sa halip na gumamit ng premium na puwang upang hawakan ang mga storyboard at mga materyales sa pagtatanghal, ang mga item na ito ay maaaring maging digital data.Ang isang buong kampanya sa advertising ay maaaring mabago sa ilang mga file o folder na nakaimbak sa computer, na maaaring ma -access, maipamahagi o mai -print kung kinakailangan.

Ang pamamahala ng dokumento ay maaaring epektibong mag -streamline ng anumang kapaligiran sa opisina.Sa pamamagitan ng pag -uuri at maginhawang pag -iimbak ng impormasyon, at madaling ma -access, ang prosesong ito ay tumutulong sa mga empleyado na gumana nang mas mahusay.Ang pamamahala ng dokumento ay nakakatipid hindi lamang sa espasyo at oras ngunit ang pera din.Dahil ito ay mas mahusay kaysa sa mga karaniwang mga sistema ng pag -file, maaari rin itong mabawasan ang stress sa lugar ng trabaho.