Τι είναι η ηλεκτρονική προμήθεια;

Ηλεκτρονική προμήθεια είναι η διαδικασία αγοράς υλικών μέσω του Διαδικτύου.Ο πραγματικός ορισμός της ηλεκτρονικής προμήθειας είναι η χρήση ηλεκτρονικών συστημάτων υπολογιστών για τη διαχείριση ολόκληρης της διαδικασίας προμηθειών, από την αγορά έως την πληρωμή.Το αντίθετο της ηλεκτρονικής προμήθειας είναι το ηλεκτρονικό εμπόριο.Στο ηλεκτρονικό εμπόριο ή το ηλεκτρονικό εμπόριο, η εταιρεία φιλοξενεί έναν ιστότοπο και μια υποδομή για να επιτρέψει στους πελάτες να αγοράζουν υλικά online.Μια ηλεκτρονική διαδικασία προμηθειών είναι η χρήση της ιστοσελίδας ηλεκτρονικού εμπορίου μιας άλλης εταιρείας.

Προκειμένου να δημιουργηθεί ηλεκτρονικές προμήθειες, υπάρχουν τρία στοιχεία που πρέπει να επιλυθούν: επιχειρηματική διαδικασία, ενσωμάτωση με το λογιστικό σύστημα και υποστήριξη.Ο πρωταρχικός λόγος για την εφαρμογή αυτού του είδους των προμηθειών είναι η εξοικονόμηση κόστους στον οργανισμό αγορών.Η αυξημένη αποτελεσματικότητα μειώνει το χρόνο του προσωπικού και το επίπεδο προσπάθειας που απαιτείται για την ενημέρωση του συστήματος αγοράς με μη αυτόματο τρόπο, καθώς και τη διαχείριση της διαδικασίας πληρωτέων λογαριασμών.

Υπάρχουν δύο επιχειρηματικές διαδικασίες που χρησιμοποιούνται: συγκεντρωτικά και αποκεντρωμένα.Σε ένα κεντρικό μοντέλο, οι χρήστες επιλέγουν τα εμπορεύματά τους από ένα ηλεκτρονικό εργαλείο αγορών ή εισάγουν τις λεπτομέρειες του αιτήματος αγοράς τους συμπληρώνοντας μια ηλεκτρονική φόρμα.Αυτά τα αιτήματα απευθύνονται στο κεντρικό προσωπικό των προμηθειών, τα οποία τα αναθεωρούν, προσθέτουν εσωτερικούς λογαριασμούς, επιλέξτε τον προμηθευτή και στη συνέχεια υποβάλετε την εντολή αγοράς.Ο πρωταρχικός ρόλος του προσωπικού των προμηθειών είναι να εξασφαλίσει ότι ο κατάλληλος προμηθευτής έχει επιλεγεί και πακέτα παρόμοιες παραγγελίες μαζί.

Σε ένα αποκεντρωμένο μοντέλο, κάθε άτομο ή τμήμα μπορεί να χρησιμοποιήσει το ηλεκτρονικό εργαλείο για να δημιουργήσει παραγγελίες αγοράς για αγαθά ή υπηρεσίες που χρειάζονται.Αυτές οι παραγγελίες αποστέλλονται απευθείας στον προμηθευτή.Δεν υπάρχει αλληλεπίδραση με το τμήμα εσωτερικών προμηθειών.

Η συντριπτική πλειοψηφία των εταιρειών με τους πόρους για την υποστήριξη της ηλεκτρονικής προμήθειας είναι αρκετά μεγάλες ώστε να διαθέτουν σύστημα προγραμματισμού επιχειρήσεων (ERP) ή ολοκληρωμένο λογιστικό σύστημα.Αυτοί οι τύποι συστημάτων ενσωματώνουν όλες τις διοικητικές λειτουργίες της επιχείρησης μαζί, επιτρέποντας μεγαλύτερη ευελιξία και ανάθεση ευθύνης.Η μονάδα προμηθειών είναι συνήθως ενσωματωμένη στο λογιστικό σύστημα, επιτρέποντας την επεξεργασία των παραγγελιών αγοράς και των πληρωμών τιμολογίων μέσω οποιασδήποτε μονάδας.

Η ηλεκτρονική προμήθεια απαιτεί προσωπικό υποστήριξης τόσο εσωτερικά όσο και σε επίπεδο προμηθευτή.Ορισμένες επιχειρήσεις δημιουργούν ένα τμήμα υπηρεσιών πελατών αφιερωμένο στην κατάρτιση, την τεκμηρίωση και την υποστήριξη του ηλεκτρονικού συστήματος.Άλλοι ενσωματώνουν όλες τις διοικητικές λειτουργίες σε μια ενιαία ομάδα υποστήριξης.

Η ηλεκτρονική προμήθεια προβλέπεται να βιώσει σταθερή ανάπτυξη κατά τα επόμενα πέντε έως 10 χρόνια, καθώς οι επιχειρήσεις προσπαθούν να μειώσουν τις ανεπάρκειες, να αυξήσουν τη χρήση της τεχνολογίας και να ενισχύσουν τις επιχειρηματικές διαδικασίες.Υπάρχει μια σειρά από εταιρείες λογισμικού που ειδικεύονται στον τομέα αυτό.Επιπλέον, πολλές εταιρείες λογιστικής λογιστικής προσθέτουν αυτή τη λειτουργία στην τυπική προσφορά τους για να ανταποκριθούν στη ζήτηση των πελατών.