Apa itu pengadaan elektronik?
Pengadaan elektronik adalah proses pembelian bahan melalui internet.Definisi aktual dari pengadaan elektronik adalah penggunaan sistem komputer elektronik untuk mengelola seluruh proses pengadaan, dari pembelian hingga pembayaran.Kebalikan dari pengadaan elektronik adalah perdagangan elektronik.Dalam perdagangan elektronik atau e-commerce, perusahaan ini menyelenggarakan situs web dan infrastruktur untuk memungkinkan klien membeli bahan secara online.Proses pengadaan elektronik adalah penggunaan situs web perdagangan elektronik perusahaan lain.
Untuk mengatur pengadaan elektronik, ada tiga item yang perlu diselesaikan: proses bisnis, integrasi dengan sistem akuntansi, dan dukungan.Alasan utama untuk menerapkan pengadaan semacam ini adalah penghematan biaya untuk organisasi pembelian.Peningkatan efisiensi mengurangi waktu dan tingkat upaya staf yang diperlukan untuk memperbarui sistem pembelian secara manual, serta mengelola proses yang harus dibayar akun.
Ada dua proses bisnis yang digunakan: terpusat dan terdesentralisasi.Dalam model terpusat, pengguna memilih komoditas mereka dari alat belanja online atau memasukkan detail permintaan pembelian mereka dengan mengisi formulir online.Permintaan ini diarahkan ke staf pengadaan pusat, yang meninjaunya, menambahkan akun internal, memilih vendor, dan kemudian mengirimkan pesanan pembelian.Peran utama staf pengadaan adalah untuk memastikan vendor yang tepat dipilih dan menggabungkan pesanan serupa bersama -sama.
Dalam model terdesentralisasi, setiap individu atau departemen dapat menggunakan alat online untuk membuat pesanan pembelian untuk barang atau jasa yang mereka butuhkan.Pesanan ini dikirim langsung ke pemasok.Tidak ada interaksi dengan departemen pengadaan internal.
Sebagian besar perusahaan dengan sumber daya untuk mendukung pengadaan elektronik cukup besar untuk memiliki sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) atau sistem akuntansi terintegrasi.Jenis -jenis sistem ini menggabungkan semua fungsi administrasi bisnis bersama -sama, memungkinkan fleksibilitas dan delegasi tanggung jawab yang lebih besar.Modul pengadaan biasanya diintegrasikan ke dalam sistem akuntansi, memungkinkan pesanan pembelian dan pembayaran faktur diproses melalui kedua modul.
Pengadaan elektronik membutuhkan staf pendukung baik secara internal maupun di tingkat pemasok.Beberapa perusahaan membuat departemen layanan klien yang didedikasikan untuk pelatihan, dokumentasi, dan dukungan untuk sistem elektronik.Lainnya mengintegrasikan semua fungsi administratif ke dalam satu kelompok pendukung.
Pengadaan elektronik diperkirakan mengalami pertumbuhan yang stabil selama lima hingga 10 tahun ke depan, karena perusahaan ingin mengurangi ketidakefisienan, meningkatkan penggunaan teknologi, dan meningkatkan proses bisnis.Ada berbagai perusahaan perangkat lunak yang berspesialisasi dalam bidang ini.Selain itu, banyak perusahaan perangkat lunak akuntansi menambahkan fungsi ini ke penawaran standar mereka untuk memenuhi permintaan klien.