Τι είναι η οργανωτική μνήμη;

Η οργανωτική μνήμη είναι ένας όρος που χρησιμοποιείται στην επιχείρηση για να περιγράψει το σύνολο των πληροφοριών, των εξαγορών και των εμπειριών μιας οντότητας ή μιας εταιρείας.Τόσο μια προσωπική όσο και πρακτική εξέταση, η οργανωτική μνήμη μπορεί να λάβει τη μορφή αρχείων, βάσεων δεδομένων, οικονομικών ιστοριών και ατομικών εμπειριών και γνώσεων των εργαζομένων.Πολλές εταιρείες με σκοπό τη μακροπρόθεσμη επιτυχία λαμβάνουν προσεκτικές προφυλάξεις για τη διατήρηση τόσο των απτών όσο και των άυλων οργανωτικών αναμνήσεων.

Πολλή οργανωτική μνήμη βράζει σε γραπτά αρχεία όλων των εταιρειών που χρονολογούνται από την αρχή της.Τα αρχεία των εργαζομένων, οι ετήσιοι ισολογισμοί, οι μεταβαλλόμενοι κωδικοί και οι κανόνες των εργαζομένων και ακόμη και οι επιστολές από τους πελάτες αποτελούν το μεγαλύτερο μέρος του απτού ιστορικού για έναν οργανισμό.Σε ορισμένες περιπτώσεις, η προσεκτική διατήρηση αυτών των αρχείων είναι απαραίτητη για την ασφάλιση, τους φόρους και τους νομικούς λόγους.Για παράδειγμα, μια εταιρεία που υποβάλλεται σε έλεγχο ενδέχεται να χρειαστεί να έχει οικονομικά έγγραφα αξίας αρκετών ετών.Σε άλλες περιπτώσεις, ωστόσο, αυτά τα αρχεία διατηρούνται προσεκτικά, ώστε να διατηρηθεί ένα προσεκτικό τεκμηριωμένο ιστορικό μιας ύπαρξης οργανισμών.Όπως οι οικογενειακές φωτογραφίες και οι αποθηκευμένες κάρτες αναφοράς, τα αρχειοθετημένα έγγραφα της εταιρείας περιγράφουν λεπτομερώς κάθε βήμα που έχει οδηγήσει έναν οργανισμό μέχρι σήμερα.

Κατά τη διάρκεια του περισσότερου του 20ου αιώνα, τα ιστορικά έγγραφα αποθηκεύτηκαν συχνά σε σκονισμένα ντουλάπια αρχειοθέτησης, καθιστώντας τα απρόσιτα και συχνά άχρηστα.Από την έλευση των υπολογιστών, πολλές εταιρείες έχουν αρχίσει να αποθηκεύουν ψηφιακά αρχεία σε βάσεις δεδομένων που επιτρέπουν τη διασταύρωση.Με μια καλά οργανωμένη βάση δεδομένων, οι πληροφορίες μπορούν να ανακτηθούν γρήγορα και εύκολα, εξοικονομώντας ώρες αναζήτησης μέσω αρχείων.Επιπλέον, η ψηφιακή τήρηση αρχείων μπορεί να διατηρήσει οργανωτική μνήμη από καταστροφές όπως πυρκαγιές ή πλημμύρες.

Η ανθρώπινη πλευρά της οργανωτικής μνήμης θεωρείται συχνά ακόμη πιο πολύτιμη για τη μακροπρόθεσμη κατάσταση της εταιρείας.Οι εργαζόμενοι που πλησιάζουν τη συνταξιοδότηση, ή εκείνους που αλλάζουν τη σταδιοδρομία, ενδέχεται να έχουν δεκαετίες γνώσης σχετικά με την εταιρεία, τις δουλειές τους και το παρελθόν και το μέλλον του οργανισμού.Χωρίς μηχανισμό για να περάσει αυτό το είδος γνώσεων προς τα εμπρός, μια εταιρεία μπορεί να χρειαστεί να ανακαλύψει τον εαυτό της με κάθε νέα γενιά εργαζομένων.Πολλές επιχειρήσεις δημιουργούν μαθητευόμενα συστήματα που επιτρέπουν στους έμπειρους εργαζόμενους να εκπαιδεύουν νέους υπαλλήλους και να τα εισαγάγουν στις λεπτομέρειες του τρόπου με τον οποίο γίνεται η εργασία.Δημιουργώντας ένα σαφές και ολοκληρωμένο πρόγραμμα από την ανταλλαγή γνώσεων, οι επιχειρήσεις μπορούν να διασφαλίσουν ότι η αριστεία συνεχίζεται, παρά την αλλαγή της φρουράς.

Η διατήρηση της οργανωτικής μνήμης είναι ένα μέσο σύνδεσης ενός μέλλοντος της εταιρείας με το παρελθόν της.Με την ενθάρρυνση της διέλευσης της γνώσης και της διατήρησης σημαντικών δεδομένων, η προέλευση και οι βασικές αξίες ενός οργανισμού μπορούν να ενισχυθούν, η παραγωγή ανά γενιά.Με τη δημιουργία προσβάσιμων και ασφαλών μεθόδων αποθήκευσης δεδομένων και ενθαρρύνοντας τη μαθητεία, μια επιχείρηση μπορεί να λειτουργήσει για να δημιουργήσει μια βιώσιμη φήμη και κληρονομιά που χτίζει με κάθε περαστικό έτος.