Bộ nhớ tổ chức là gì?

Bộ nhớ tổ chức là một thuật ngữ được sử dụng trong kinh doanh để mô tả toàn bộ thông tin, mua lại và kinh nghiệm của một thực thể hoặc công ty.Cả xem xét cá nhân và thực tế, bộ nhớ tổ chức có thể ở dạng hồ sơ, cơ sở dữ liệu, lịch sử tài chính và kinh nghiệm và kiến thức cá nhân của người lao động.Nhiều công ty nhằm thành công lâu dài thực hiện các biện pháp phòng ngừa cẩn thận trong việc duy trì cả ký ức tổ chức hữu hình và vô hình.Một số lượng lớn bộ nhớ tổ chức sôi sục đến các hồ sơ bằng văn bản về tất cả các hoạt động của công ty có từ đầu đến lúc bắt đầu.Hồ sơ nhân viên, bảng cân đối hàng năm, thay đổi mã và quy tắc của nhân viên, và thậm chí thư từ khách hàng tạo thành phần lớn lịch sử hữu hình cho một tổ chức.Trong một số trường hợp, việc duy trì cẩn thận các hồ sơ này là cần thiết cho bảo hiểm, thuế và lý do pháp lý;Ví dụ, một công ty đang trải qua kiểm toán có thể cần phải có các tài liệu tài chính trị giá vài năm gần gũi.Tuy nhiên, trong các tình huống khác, những hồ sơ này được duy trì cẩn thận để duy trì một lịch sử được ghi lại cẩn thận về sự tồn tại của một tổ chức.Giống như các bức ảnh gia đình và thẻ báo cáo đã lưu, tài liệu công ty lưu trữ chi tiết mỗi bước đã dẫn một tổ chức cho đến ngày nay.

Trong suốt hầu hết thế kỷ 20, các tài liệu lịch sử thường được lưu trữ trong các tủ hồ sơ bụi bặm, khiến chúng không thể tiếp cận và thường vô dụng.Kể từ sự ra đời của máy tính, nhiều công ty đã bắt đầu lưu trữ các hồ sơ kỹ thuật số trong cơ sở dữ liệu cho phép tham chiếu chéo.Với cơ sở dữ liệu được tổ chức tốt, thông tin có thể được truy xuất nhanh chóng và dễ dàng, tiết kiệm hàng giờ tìm kiếm thông qua các tệp.Hơn nữa, việc giữ hồ sơ kỹ thuật số có thể bảo tồn bộ nhớ tổ chức khỏi các thảm họa như hỏa hoạn hoặc lũ lụt.Phía con người của bộ nhớ tổ chức thường được coi là có giá trị hơn đối với tình trạng lâu dài của công ty.Công nhân tiếp cận nghỉ hưu, hoặc những người thay đổi nghề nghiệp, có thể sở hữu hàng thập kỷ kiến thức về công ty, công việc của họ và quá khứ và tương lai của tổ chức.Không có cơ chế để vượt qua loại kiến thức này, một công ty có thể phải tự phát minh lại với mỗi thế hệ công nhân mới.Nhiều doanh nghiệp tạo ra các hệ thống học việc cho phép người lao động có kinh nghiệm đào tạo nhân viên mới và giới thiệu cho họ các chi tiết về cách thực hiện công việc.Bằng cách tạo ra một chương trình rõ ràng và toàn diện từ chia sẻ kiến thức, các doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng sự xuất sắc được tiếp tục, mặc dù sự thay đổi của người bảo vệ.Bảo tồn bộ nhớ tổ chức là một phương tiện kết nối một tương lai của công ty với quá khứ của nó.Bằng cách khuyến khích việc thông qua kiến thức và bảo tồn dữ liệu quan trọng, nguồn gốc và giá trị cốt lõi của một tổ chức có thể được củng cố, tạo từng thế hệ.Bằng cách tạo các phương pháp lưu trữ dữ liệu có thể truy cập và an toàn và khuyến khích học nghề, một doanh nghiệp có thể làm việc để tạo ra một danh tiếng và di sản bền vững được xây dựng theo mỗi năm trôi qua.