Τι είναι η προμήθεια έργου;

Η προμήθεια έργου περιλαμβάνει μια συστηματική διαδικασία ταυτοποίησης και προμήθειας, μέσω της αγοράς ή της απόκτησης, των απαραίτητων υπηρεσιών έργων, των αγαθών ή των αποτελεσμάτων από εξωτερικούς πωλητές που θα πραγματοποιήσουν το έργο.Συνήθως είναι συνάρτηση του διαχειριστή του έργου.Ωστόσο, ορισμένοι οργανισμοί επιλέγουν να επιλέξουν ένα άτομο διαφορετικό από τον διαχειριστή του έργου για να χειριστούν αυτά τα καθήκοντα.Υπάρχουν έξι διαδικασίες που αναγνωρίζονται ευρέως από τη βιομηχανία διαχείρισης του έργου ως αναπόσπαστο μέρος της διαχείρισης των προμηθειών έργων.

Η πρώτη από αυτές τις διαδικασίες σχεδιάζει αγορές και εξαγορές.Σε αυτό το βήμα, εντοπίζονται ανάγκες που απαιτούν εξωτερική ανάθεση.Πηγές για την απόκτηση των απαιτούμενων αγαθών, υπηρεσιών ή αποτελεσμάτων διαφοροποιούνται μέσω μιας ανάλυσης αγοράς.Κατά τον προγραμματισμό της προμήθειας, οι στόχοι του έργου εξετάζονται για να διασφαλιστεί ότι η εξαγορά δεν απομακρύνεται από τους δηλωμένους στόχους.Η ολοκλήρωση αυτού του βήματος περιλαμβάνει τον προσδιορισμό των πόρων που απαιτούνται για την απόκτηση, τον προσδιορισμό του τύπου σύμβασης που απαιτείται για την εξασφάλιση της απόκτησης και την προετοιμασία ενός σχεδίου διαχείρισης προμηθειών.διαδικασίες που θα μπορούσαν να ολοκληρωθούν.Κατά τον προγραμματισμό των συμβάσεων, είναι απαραίτητο να περιγραφεί λεπτομερώς τα προϊόντα ή οι υπηρεσίες που ζητούνται.Οι αιτήσεις για προτάσεις και προσφορές πρέπει να τεκμηριωθούν για την αποφυγή προβλημάτων.

Όταν ζητάτε απαντήσεις και προτάσεις πωλητών, προσδιορίζονται και τοποθετούνται συγκεκριμένοι πωλητές σε έναν κατάλογο ειδικευμένων πωλητών.Οι επιλεγμένοι προμηθευτές θεωρούνται κατάλληλοι με βάση την ικανότητά τους να παρέχουν τα αγαθά ή τις υπηρεσίες λαμβάνοντας υπόψη τους περιορισμούς του έργου, το ενδιαφέρον τους για την παροχή αγαθών ή υπηρεσιών και τη λογική των προσφορών τους.Μόλις διαχωριστούν οι υποψήφιοι πωλητές, αξιολογούνται οι προτάσεις των επιλεγμένων πωλητών προκειμένου να προσδιοριστούν ο καλύτερος πωλητής για την παράδοση των αγαθών ή των υπηρεσιών.Αφού επιλεγούν οι πωλητές, οι συμβάσεις διεξάγονται.Σαφώς περιγράφοντας τις υποχρεώσεις, τις ευθύνες και τους στόχους απόδοσης είναι απαραίτητη για την ολοκλήρωση αυτού του βήματος.Η ικανοποιητική απόδοση της σύμβασης συνεπάγεται την παρακολούθηση της εκτέλεσης των δηλωμένων στόχων.Κατά καιρούς, ο διαχειριστής προμηθειών του έργου ενδέχεται να χρειαστεί να διορθώσει τις διαδικασίες προκειμένου να επιτευχθεί τα επιθυμητά αποτελέσματα.Οι αλλαγές των συμβάσεων πρέπει να ελέγχονται και να τεκμηριώνονται για να αποτρέψουν περιττές νομικές αξιώσεις.

Μόλις ολοκληρωθεί η σύμβαση, το τελευταίο βήμα είναι να κλείσει η σύμβαση.Η σύμβαση ελέγχθηκε για να βεβαιωθεί ότι ολοκληρώθηκαν όλοι οι όροι της σύμβασης.Το κλείσιμο των συμβάσεων περιλαμβάνει την αξιολόγηση της απόδοσης του πωλητή και την τεκμηρίωση τυχόν διδάγματα που αντλήθηκαν στην εκτέλεση της σύμβασης.

Η προμήθεια έργου δεν είναι ακριβής επιστήμη.Αν και αυτή η διαδικασία είναι γενικά αποδεκτή στον κλάδο, η πραγματική εκτέλεση μπορεί να διαφέρει μεταξύ των οργανισμών.Πολλά μαθήματα είναι διαθέσιμα που διδάσκουν τις στρατηγικές που χρησιμοποιούνται από τους διαχειριστές προμηθειών έργων.Κοινοτικά κολέγια και εκτεταμένα εκπαιδευτικά τμήματα πανεπιστημίων συχνά παρέχουν τάξεις για το θέμα αυτό.