Mua sắm dự án là gì?

Mua sắm dự án bao gồm một quy trình có hệ thống xác định và mua sắm, thông qua mua hoặc mua lại, các dịch vụ dự án, hàng hóa hoặc kết quả từ các nhà cung cấp bên ngoài sẽ thực hiện công việc.Nó thường là một chức năng của người quản lý dự án;Tuy nhiên, một số tổ chức chọn chọn một người khác ngoài người quản lý dự án để xử lý các nhiệm vụ này.Có sáu quy trình được công nhận rộng rãi bởi ngành quản lý dự án là không thể thiếu để quản lý mua sắm dự án.Trong bước này, nhu cầu yêu cầu gia công được xác định.Nguồn để có được các hàng hóa, dịch vụ hoặc kết quả cần thiết được phân biệt thông qua phân tích thị trường.Khi lập kế hoạch mua sắm, các mục tiêu dự án được xem xét để đảm bảo việc mua lại không đi lạc khỏi các mục tiêu đã nêu.Hoàn thành bước này bao gồm xác định các tài nguyên cần thiết cho việc mua lại, xác định loại hợp đồng cần thiết để đảm bảo mua lại và chuẩn bị kế hoạch quản lý mua sắm.các quá trình có thể được hoàn thành.Trong lập kế hoạch hợp đồng, cần phải mô tả chi tiết các sản phẩm hoặc dịch vụ được yêu cầu.Yêu cầu đề xuất và giá thầu nên được ghi lại để tránh các vấn đề.Khi yêu cầu phản hồi và đề xuất của người bán, các nhà cung cấp cụ thể được xác định và đặt trong danh sách người bán đủ điều kiện.Các nhà cung cấp được chọn được coi là đủ điều kiện dựa trên khả năng cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ xem xét các ràng buộc của dự án, mối quan tâm của họ trong việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ và tính hợp lý của giá thầu của họ.Khi những người bán hàng tiềm năng đã được đặt ra, các đề xuất của những người bán được chọn được đánh giá để xác định nhà cung cấp tốt nhất để cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ.Sau khi người bán được chọn, các hợp đồng được đàm phán.

Quản lý hợp đồng là rất quan trọng đối với các nhiệm vụ mua sắm của dự án.Rõ ràng phác thảo các nghĩa vụ, trách nhiệm và mục tiêu hiệu suất là điều cần thiết để hoàn thành bước này.Hiệu suất thỏa đáng của hợp đồng đòi hỏi phải theo dõi việc thực hiện các mục tiêu đã nêu.Đôi khi, người quản lý mua sắm dự án có thể cần sửa các quy trình để có được kết quả mong muốn.Thay đổi hợp đồng nên được kiểm soát và ghi lại để ngăn chặn các yêu cầu pháp lý không cần thiết.Một khi hợp đồng hoàn tất, bước cuối cùng là đóng hợp đồng.Hợp đồng được kiểm toán để làm cho tất cả các điều khoản của hợp đồng đã được thực hiện.Đóng cửa hợp đồng liên quan đến việc đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp và ghi lại bất kỳ bài học nào kinh nghiệm trong việc thực hiện hợp đồng.Mua sắm dự án không phải là một khoa học chính xác.Mặc dù quá trình này thường được chấp nhận trong ngành, việc thực hiện thực tế có thể khác nhau giữa các tổ chức.Nhiều khóa học có sẵn để dạy các chiến lược được sử dụng bởi các nhà quản lý mua sắm dự án.Các trường cao đẳng cộng đồng và các khoa giáo dục mở rộng của các trường đại học thường cung cấp các lớp học về chủ đề này.