Ποιοι είναι οι διαφορετικοί τύποι γραμματείων;

Σε τυπικές επιχειρηματικές ρυθμίσεις, οι περισσότεροι γραμματείς γραφείου εκτελούν τα ίδια βασικά διοικητικά καθήκοντα.Σε ορισμένους τύπους γραφείων, ωστόσο, οι γραμματείς θα μπορούσαν να ειδικευτούν σε μια συγκεκριμένη περιοχή και να έχουν μοναδικές ευθύνες.Μερικά παραδείγματα περιλαμβάνουν τους εκτελεστικούς γραμματείς καθώς και τους γραμματείς που εργάζονται στους νομικούς, ιατρικούς και οικονομικούς τομείς.Αυτές οι θέσεις συχνά απαιτούν πρόσθετη κατάρτιση ή εμπειρία πέρα από την εκτέλεση τυποποιημένων διοικητικών εργασιών.Οι εικονικοί βοηθοί, οι περισσότεροι από τους οποίους εργάζονται εξ αποστάσεως σε ξεχωριστό γραφείο ή έξω από τα σπίτια τους, είναι μια άλλη κατηγορία γραμματέων που έχουν γίνει κοινά στο σύγχρονο χώρο εργασίας.Οργανισμός, όπως μια υπηρεσία, μια εταιρεία ή ένα σχολείο.Θα μπορούσε, για παράδειγμα, να διαχειριστεί εσωτερικές και εξωτερικές επικοινωνίες, να προγραμματίσει εκδηλώσεις και ραντεβού, να διατηρεί βάσεις δεδομένων ή άλλα συστήματα τήρησης αρχείων και να διασφαλίσει ότι οι δραστηριότητες του γραφείου λειτουργούν ομαλά και αποτελεσματικά.Οι γραμματείς είναι συνήθως ικανοί με την τεχνολογία, τα τηλέφωνα λειτουργίας, τις μηχανές φαξ, τους υπολογιστές και τον άλλο εξοπλισμό γραφείου.

Ο εκτελεστικός γραμματέας είναι συχνά βοηθός του ηγέτη ενός συγκεκριμένου οργανισμού ή ενός τμήματος μέσα σε μια εταιρεία.Για παράδειγμα, ένας μη κερδοσκοπικός διευθυντής μπορεί να έχει έναν εκτελεστικό γραμματέα, ο οποίος θα μπορούσε στη συνέχεια να επιβλέπει τα μέλη του γραμματειακού προσωπικού που εκτελούν συνήθη διοικητικά καθήκοντα.Ο ρόλος του / της περιλαμβάνει συχνά τον συντονισμό της ροής εργασίας του γραφείου και την εξάλειψη των υπαλλήλων σε άλλους υπαλλήλους. Οι νόμιμοι γραμματείς, συνήθως εποπτεύονται από δικηγόρο ή παράλληλο, γενικά διεξάγουν διοικητικά καθήκοντα που σχετίζονται με νομικές διαδικασίες.Σε σύγκριση με άλλους τύπους γραμματέων, το έργο τους μπορεί να επικεντρωθεί περισσότερο στην έρευνα.Άλλες καθημερινές ευθύνες ενδέχεται να περιλαμβάνουν την προετοιμασία νομικών εγγράφων και τις συναντήσεις προγραμματισμού με πελάτες και άλλους δικηγόρους.

Ο ιατρικός γραμματέας έχει κανονικά εξειδικευμένες γνώσεις σχετικά με την ιατρική ή την ασφάλιση υγείας.Αυτός ή αυτή μπορεί να εργαστεί σε γραφείο γιατρού, κλινική ή νοσοκομείο και συχνά είναι υπεύθυνος για τον προγραμματισμό των ραντεβού και τη διατήρηση αρχείων ασθενών.Η θέση συνήθως απαιτεί ορισμένες οικονομικές γνώσεις προκειμένου να διεξαχθούν διαδικασίες χρέωσης.Όπως ένας νόμιμος γραμματέας, ένας ιατρικός γραμματέας μπορεί επίσης να εκτελέσει έρευνα.Επιπλέον, μπορεί να ανατεθεί σε έναν συγκεκριμένο ιατρικό επαγγελματία, βοηθώντας τον με γραφή αναφορών και άρθρα περιοδικών ή προετοιμασία για συνέδρια.

Ο χρηματοοικονομικός γραμματέας είναι επαγγελματίας που συχνά εργάζεται για μια εκκλησία ή άλλη οργάνωση που απαιτεί προσεκτική παρακολούθησητων εισερχόμενων και εξερχόμενων κεφαλαίων.Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο ρόλος του χρηματοοικονομικού γραμματέα δεν είναι μια αμειβόμενη θέση, αλλά μια εθελοντική έδρα που κάποιος συμπληρώνει ένα συμβούλιο ή μια σχετική ομάδα ανθρώπων.Συνήθως παρακολουθεί οικονομικά στοιχεία και μπορεί να είναι υπεύθυνος για τον πραγματικό χειρισμό των κεφαλαίων.

Οι εικονικοί βοηθοί είναι συνήθως ελεύθεροι επαγγελματίες που εργάζονται από το σπίτι ή κάπου εκτός από ένα παραδοσιακό γραφείο.Βασίζονται σε μεγάλο βαθμό στην τεχνολογία, καθώς το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς τους γίνεται με υπολογιστή, φαξ και τηλέφωνο.Οι ιδιαίτεροι τομείς εμπειρογνωμοσύνης τους μπορεί να διαφέρουν.Κάποιοι ενεργούν ως προσωπικοί βοηθοί στους επόπτες τους, προγραμματίζοντας δεσμεύσεις και εκτελούν άλλα καθήκοντα γραφείου.Άλλοι ενδέχεται να ειδικεύονται σε ορισμένους τομείς όπως η χρηματοδότηση, η λογιστική ή η νομική ή ιατρική μεταγραφή.