Τι κάνει ένας ιδιωτικός γραμματέας;

Ένας ιδιωτικός γραμματέας αναφέρει συχνά σε έναν ιδιοκτήτη εταιρειών ή έναν ιδιοκτήτη μικρής επιχείρησης.Αυτός ο ειδικός βοηθός μπορεί να εκτελέσει εργασίες ρουτίνας, όπως η απάντηση στις τηλεφωνικές κλήσεις, το άνοιγμα της αλληλογραφίας και ο καθορισμός ραντεβού.Η δουλειά θα μπορούσε επίσης να περιλαμβάνει τη συμμετοχή σε συναντήσεις, τη λήψη σημειώσεων και την πληκτρολόγηση των πρακτικών αυτών των συνεδριών.Όταν ένας διαχειριστής υποχρεούται να ταξιδέψει, ο γραμματέας μπορεί να είναι υπεύθυνος για την πραγματοποίηση κρατήσεων αεροπορικών εταιρειών και ξενοδοχείων ή για την έγκριση κεφαλαίων για έξοδα.

Ο κύριος σκοπός ενός ιδιωτικού γραμματέα είναι συχνά να χειρίζεται κοσμικά καθήκοντα που διαφορετικά θα ανέλαβαν πολλάη ώρα ενός εκτελεστικού.Αυτός ο εργαζόμενος χρησιμοποιείται επίσης για να αποτρέψει τον διαχειριστή από υπερβολικές διακοπές, τόσο αυτοπροσώπως όσο και τηλεφωνικά.Για το λόγο αυτό, ένας γραμματέας συχνά προβάλλει τηλεφωνήματα και επισκέπτες, λαμβάνοντας μηνύματα για το αφεντικό αντί να επιτρέπει στα άτομα να μιλήσουν απευθείας σε αυτό το άτομο.

Ένας ιδιωτικός γραμματέας μπορεί επίσης να προβάλλει γραπτή αλληλογραφία.Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει την παραλαβή του ταχυδρομείου και το άνοιγμα του.Οι επιστολές που πρέπει να αντιμετωπιστούν από το αφεντικό θα μπορούσαν να περάσουν προσωπικά.Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο γραμματέας ενδέχεται να έχει πρόσβαση σε εταιρικούς λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να τον παρακολουθεί επίσης. Όταν ένα εκτελεστικό διοργάνωσε μια συνάντηση, μερικές φορές θα παρευρεθεί ένας ιδιωτικός γραμματέας.Αυτό είναι έτσι ο γραμματέας μπορεί να σημειώσει τη συνάντηση και να καταγράψει ερωτήσεις που τίθενται.Αυτό μερικές φορές σημαίνει τη φροντίδα των ταξιδιωτικών ρυθμίσεων για τον επιβλέποντα.Ο βοηθός θα μπορούσε επίσης να προγραμματίσει ραντεβού για ένα εκτελεστικό για τη διεξαγωγή επιχειρήσεων σχετικά με αυτό το ταξίδι, για παράδειγμα, να πάρει ένα αυτοκίνητο ενοικίασης ή να αποχωρήσει από τον στεγνό καθαρισμό.

Σε πολλούς οργανισμούς, αυτός ο ειδικός βοηθός έχει πολλά να κάνει με τον προϋπολογισμό ενός τμήματος.Ο ιδιωτικός γραμματέας μπορεί να είναι υπεύθυνος για την υποβολή προτάσεων για νέα έργα και την λήψη εκτιμήσεων για εργασία ή υλικά.Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτός ο εργαζόμενος θα μπορούσε να είναι υπεύθυνος για ένα μικροσκοπικό ταμείο ή για αγορές για προμήθειες γραφείου.

Το ποσό της εκπαίδευσης που απαιτείται για να γίνει ιδιωτικός γραμματέας ποικίλλει από έναν οργανισμό στον άλλο, αλλά γενικά περιλαμβάνει τουλάχιστον ένα δίπλωμα γυμνασίου.Τα μαθήματα κολλεγίων στη διοίκηση επιχειρήσεων θα μπορούσαν επίσης να είναι χρήσιμα.Αναμένεται μια ευχάριστη προσωπικότητα και ικανότητα να εργάζεστε καλά υπό πίεση, καθώς αυτός ο γραμματέας μπορεί να απαιτείται για να εκτελέσει διάφορα καθήκοντα καθ 'όλη τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας.