Apa yang dilakukan sekretaris pribadi?
Seorang sekretaris pribadi sering melapor kepada eksekutif perusahaan atau pemilik usaha kecil.Asisten khusus ini dapat melakukan tugas rutin seperti menjawab panggilan telepon, membuka surat, dan mengatur janji temu.Pekerjaan itu juga bisa melibatkan menghadiri pertemuan, membuat catatan, dan mengetik menit sesi ini.Ketika seorang manajer diharuskan bepergian, sekretaris mungkin bertanggung jawab untuk membuat pemesanan maskapai dan hotel atau mendapatkan dana disetujui untuk pengeluaran.waktu eksekutif.Pekerja ini juga digunakan untuk mencegah manajer dari gangguan yang berlebihan, baik secara langsung maupun melalui telepon.Untuk alasan ini, seorang sekretaris sering menyaring panggilan telepon dan pengunjung, mengambil pesan untuk bos daripada mengizinkan individu untuk berbicara dengan orang itu secara langsung.
Seorang sekretaris pribadi juga dapat menyaring korespondensi tertulis.Ini bisa melibatkan mengambil surat dan membukanya.Surat -surat yang perlu ditangani oleh bos secara pribadi kemudian dapat diteruskan.Dalam beberapa kasus, sekretaris mungkin memiliki akses ke akun email perusahaan dan menyaringnya juga.
Ketika seorang eksekutif mengadakan pertemuan, seorang sekretaris pribadi kadang-kadang akan hadir.Ini agar sekretaris dapat mencatat pertemuan dan menuliskan pertanyaan yang diajukan.Setelah acara, sekretaris mungkin bertanggung jawab untuk mengetik menit dan membagikannya kepada para peserta.
Seorang sekretaris pribadi sering bertindak sebagai semacam asisten pribadi.Ini terkadang berarti mengurus pengaturan perjalanan untuk penyelia.Asisten juga dapat menjadwalkan janji temu untuk seorang eksekutif untuk melakukan bisnis yang berkaitan dengan perjalanan ini, misalnya mengambil mobil sewaan atau mengantar dry cleaning.
Di banyak organisasi, asisten khusus ini ada hubungannya dengan anggaran departemen.Sekretaris pribadi mungkin bertanggung jawab untuk mengajukan proposal untuk proyek baru dan mendapatkan perkiraan untuk tenaga kerja atau materi.Dalam beberapa kasus, pekerja ini dapat bertanggung jawab atas dana tunai kecil atau berbelanja untuk pasokan kantor.
Jumlah pendidikan yang diperlukan untuk menjadi sekretaris swasta bervariasi dari satu organisasi ke yang berikutnya, tetapi umumnya melibatkan setidaknya ijazah sekolah menengah atas.Kursus kuliah dalam administrasi bisnis juga bisa membantu.Kepribadian yang menyenangkan dan kemampuan untuk bekerja dengan baik di bawah tekanan diharapkan, karena sekretaris ini dapat diminta untuk melakukan sejumlah tugas yang berbeda sepanjang hari kerja.