Một thư ký tư nhân làm gì?

Một thư ký tư nhân thường báo cáo cho một giám đốc điều hành của công ty hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ.Trợ lý đặc biệt này có thể thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên như trả lời các cuộc gọi điện thoại, mở thư và đặt các cuộc hẹn.Công việc cũng có thể liên quan đến việc tham dự các cuộc họp, ghi chú và gõ biên bản của các phiên này.Khi một người quản lý được yêu cầu đi du lịch, thư ký có thể chịu trách nhiệm đặt hàng của hãng hàng không và khách sạn hoặc nhận tiền được phê duyệt cho chi phí. Mục đích chính của thư ký tư nhân thường là để xử lý các nhiệm vụ trần tục mà nếu khôngmột thời gian điều hành.Công nhân này cũng được sử dụng để ngăn người quản lý bị gián đoạn quá mức, cả trực tiếp và qua điện thoại.Vì lý do này, một thư ký thường sàng lọc các cuộc gọi điện thoại và khách truy cập, nhận tin nhắn cho ông chủ thay vì cho phép các cá nhân nói chuyện trực tiếp với người đó. Một thư ký riêng cũng có thể sàng lọc thư từ.Điều này có thể liên quan đến việc chọn thư và mở nó.Những lá thư cần được xử lý bởi cá nhân ông chủ sau đó có thể được truyền qua.Trong một số trường hợp, thư ký có thể có quyền truy cập vào các tài khoản e-mail của công ty và sàng lọc những tài khoản đó.Điều này là vì vậy thư ký có thể ghi chú của cuộc họp và viết ra các câu hỏi được đặt ra.Sau sự kiện này, thư ký có thể chịu trách nhiệm gõ vài phút và phân phối chúng cho những người tham dự.

Một thư ký tư nhân thường hoạt động như một loại trợ lý cá nhân.Điều này đôi khi có nghĩa là chăm sóc các thỏa thuận du lịch cho người giám sát.Trợ lý cũng có thể sắp xếp các cuộc hẹn cho một giám đốc điều hành để thực hiện kinh doanh liên quan đến chuyến đi này, ví dụ như chọn một chiếc xe cho thuê hoặc thả giặt khô. Trong nhiều tổ chức, trợ lý đặc biệt này có liên quan nhiều đến ngân sách của phòng ban.Thư ký tư nhân có thể chịu trách nhiệm gửi đề xuất cho các dự án mới và nhận ước tính cho lao động hoặc tài liệu.Trong một số trường hợp, công nhân này có thể chịu trách nhiệm về một quỹ tiền mặt nhỏ hoặc mua sắm đồ dùng văn phòng.

Số lượng giáo dục cần thiết để trở thành thư ký tư nhân thay đổi từ tổ chức này sang tổ chức tiếp theo, nhưng thường liên quan đến ít nhất một bằng tốt nghiệp trung học.Các khóa học đại học trong quản trị kinh doanh cũng có thể hữu ích.Một tính cách dễ chịu và khả năng làm việc tốt dưới áp lực được mong đợi, vì thư ký này có thể được yêu cầu thực hiện một số nhiệm vụ khác nhau trong suốt ngày làm việc.