Τι κάνει ένας γραμματέας/ρεσεψιονίστ;

Ένας γραμματέας/ρεσεψιονίστ είναι εξειδικευμένος επαγγελματίας του οποίου τα καθήκοντα θέσεων εργασίας περιλαμβάνουν τόσο διοικητικά όσο και καθήκοντα εξυπηρέτησης πελατών.Πολλές θέσεις εργασίας γραμματέων/ρεσεψιονίστ αναφέρονται απλά κάτω από έναν ή τον άλλο τίτλο εργασίας, ακόμη και αν περιλαμβάνουν τις ευθύνες εργασίας και από τις δύο κατηγορίες.Ένας επαγγελματίας σε αυτόν τον τομέα έχει συνήθως μια ποικιλία δεξιοτήτων, συμπεριλαμβανομένων των υπολογιστών γραμματισμού, των ικανοτήτων διαχείρισης πελατών και των οργανωτικών δεξιοτήτων.

Το γραμματειακό τμήμα μιας δουλειάς γραμματέα/ρεσεψιονίστ επικεντρώνεται συχνά στη διαχείριση της οργάνωσης και του γραφείου.Οι γραμματείς διατηρούν συχνά τα αρχεία μιας επιχείρησης και ενδέχεται να είναι υπεύθυνοι για την εισαγωγή δεδομένων και τη συντήρηση αρχειοθέτησης.Οι γραμματείς είναι επίσης συχνά υπεύθυνοι για όλες τις κανονικές ημερήσιες γραφειοκρατικές εργασίες σε μια εταιρεία και μπορούν να αφιερώσουν πολύ χρόνο για τη διαχείριση των εκθέσεων, τη ναυτιλία γραφειοκρατίας και τα μηνύματα μεταξύ των γραφείων.Ανάλογα με τον τύπο της βιομηχανίας, ένας γραμματέας μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνος για τη χρέωση των πελατών και ορισμένα λογιστικά καθήκοντα.

Τα καθήκοντα ρεσεψιονίστ που απαιτούνται σε μια δουλειά γραμματέα/ρεσεψιονίστ περιλαμβάνουν γενικά τη συνεργασία με τους πελάτες και τους πελάτες της επιχείρησης.Οι ρεσεψιονίστ συνήθως χρησιμεύουν ως χαιρετιστές και μπορεί να είναι οι πρώτοι πελάτες που συναντιούνται όταν έρχονται στην πόρτα.Εξυπηρετώντας με αυτή την ιδιότητα, είναι απαραίτητες άριστες δεξιότητες επικοινωνίας και εξυπηρέτησης πελατών, καθώς ένας ρεσεψιονίστ μπορεί να θέσει τον τόνο για την αλληλεπίδραση ενός πελάτη με την επιχείρηση.Οι δεξιότητες του ρεσεψιονίστ μπορούν επίσης να περιλαμβάνουν τηλεφωνικά καθήκοντα, προγραμματισμό και φροντίδα για VIP του γραφείου ή των πελατών.

Εργασία γραμματέα/ρεσεψιονίστ μπορεί να περιλαμβάνει όλα τα παραπάνω καθήκοντα, καθώς και πολλά πιο συγκεκριμένα για κάθε μεμονωμένη εργασία.Σε πολλές εταιρείες, οι γραμματέα/ρεσεψιονίστ θα πρέπει να μάθουν εξειδικευμένο λογισμικό που χρησιμοποιείται για τη διαχείριση της τιμολόγησης, των γραφειοκρατικών γραφείων και της αποθήκευσης δεδομένων για την εταιρεία.Πολλοί επαγγελματίες σε αυτόν τον τύπο εργασίας αναμένεται να μάθουν την ορολογία της βιομηχανίας, ώστε να μπορούν να βοηθήσουν καλύτερα τους πελάτες και να εξηγήσουν ζητήματα σε άλλο προσωπικό.Δεδομένου ότι το χρησιμεύει ως κεντρικός αγωγός για όλες σχεδόν τις επιχειρηματικές δραστηριότητες, οι γραμματέα/ρεσεψιονίστ συχνά αναλαμβάνουν υπεύθυνες για τις υπηρεσίες των εργαζομένων και τις ηθικές εκστρατείες και ενδέχεται να είναι υπεύθυνοι για τη δημιουργία εκδηλώσεων γραφείου και την εποπτεία των ενημερωτικών δελτίων της εταιρείας.

Υπάρχουν αρκετές βασικές δεξιότητες που μπορούν να βοηθήσουν σε οποιονδήποτε σε μια δουλειά γραμματέα/ρεσεψιονίστ.Η παιδεία υπολογιστών, συμπεριλαμβανομένης της γνώσης όλων των κοινών λειτουργικών συστημάτων, των βασικών προγραμμάτων γραφικών και υπολογιστικών φύλλων και της έρευνας στο Διαδίκτυο, απαιτείται σχεδόν καθολικά σε αυτές τις θέσεις εργασίας.Η υψηλή ταχύτητα πληκτρολόγησης και η αναγνώσιμη πενιχρή είναι επίσης σημαντικές δεξιότητες.Οι καλές οργανωτικές δεξιότητες μπορεί να είναι το κλειδί για τη βέλτιστη απόδοση με αυτή την ιδιότητα, καθώς μπορούν να μειώσουν την πιθανότητα σύγχυσης και κακής επικοινωνίας στο χώρο εργασίας.Τέλος, μια ευχάριστη στάση και επαγγελματική συμπεριφορά μπορεί να βοηθήσει έναν γραμματέα/ρεσεψιονίστ να παραμείνει σε καλούς όρους με τους συναδέλφους και να βοηθήσει την εταιρεία να χτίσει μια εξαιρετική φήμη.