Ano ang ginagawa ng isang sekretarya/receptionist?

Ang isang Kalihim/Receptionist ay isang bihasang propesyonal na ang mga tungkulin sa trabaho ay kasama ang parehong mga gawain sa serbisyo ng administratibo at customer.Maraming mga sekretarya/receptionist na trabaho ang nakalista lamang sa ilalim ng isa o sa iba pang pamagat ng trabaho, kahit na isinasama nila ang mga responsibilidad sa trabaho mula sa parehong kategorya.Ang isang propesyonal sa larangan na ito ay karaniwang may iba't ibang mga kasanayan, kabilang ang computer literacy, mga kakayahan sa pamamahala ng customer, at mga kasanayan sa organisasyon.

Ang bahagi ng sekretarya ng isang sekretarya/receptionist na trabaho ay madalas na nakatuon sa pamamahala ng samahan at opisina.Ang mga kalihim ay madalas na nagpapanatili ng mga file ng negosyo, at maaaring namamahala sa pagpasok ng data at pagpapanatili ng archival.Ang mga kalihim ay madalas ding responsable para sa lahat ng normal na pang-araw-araw na papeles sa isang kumpanya, at maaaring gumugol ng maraming oras sa pamamahala ng mga ulat, pagpapadala ng papeles, at mga memo ng inter-office.Depende sa uri ng industriya, ang isang kalihim ay maaari ring namamahala sa pagsingil ng customer at ilang mga tungkulin sa accounting.

Ang mga tungkulin ng receptionist na kinakailangan sa isang sekretarya/receptionist na trabaho sa pangkalahatan ay nagsasangkot sa pagtatrabaho sa mga kliyente at mga customer ng negosyo.Ang mga receptionist ay karaniwang nagsisilbing mga pagbati, at maaaring ang unang mga kliyente ng tao ay nagtagpo kapag dumating sila sa pintuan.Ang paghahatid sa kapasidad na ito, ang mahusay na komunikasyon at mga kasanayan sa serbisyo sa customer ay kinakailangan, dahil ang isang receptionist ay maaaring magtakda ng tono para sa pakikipag -ugnay sa mga kliyente sa negosyo.Ang mga kasanayan sa pagtanggap ay maaari ring isama ang mga tungkulin sa telepono, pag -iskedyul, at pag -aalaga sa mga opisina o kliyente ng VIP.

Ang isang sekretarya/receptionist na trabaho ay maaaring isama ang lahat ng mga gawain sa itaas, kasama ang maraming mas tiyak sa bawat indibidwal na trabaho.Sa maraming mga kumpanya, ang Kalihim/Receptionist ay kailangang malaman ang dalubhasang software na ginamit para sa paghawak ng pagsingil, papeles sa opisina, at pag -iimbak ng data para sa kumpanya.Maraming mga propesyonal sa ganitong uri ng trabaho ang inaasahan na malaman ang terminolohiya ng industriya, kaya mas mahusay nilang tulungan ang mga customer at ipaliwanag ang mga isyu sa ibang mga tauhan.Dahil ang paglilingkod bilang isang sentral na conduit para sa halos lahat ng mga operasyon sa negosyo, ang mga kalihim/receptionist ay madalas na namamahala sa mga serbisyo ng empleyado at mga kampanya sa moralidad, at maaaring namamahala sa paglikha ng mga kaganapan sa opisina at pangangasiwa ng mga newsletter ng kumpanya.

Mayroong maraming mga pangunahing kasanayan na maaaring maging mahusay na tulong sa sinuman sa isang sekretarya/receptionist na trabaho.Ang computer literacy, kabilang ang kaalaman sa lahat ng mga karaniwang operating system, pangunahing mga graphics at mga programa ng spreadsheet, at pananaliksik sa internet, ay halos kinakailangan sa buong mundo sa mga trabahong ito.Ang mataas na bilis ng pag -type at mababasa na penmanship ay mahalagang kasanayan din.Ang mahusay na mga kasanayan sa organisasyon ay maaaring maging susi sa pinakamainam na pagganap sa kapasidad na ito, dahil maaari nilang bawasan ang pagkakataon para sa pagkalito at maling impormasyon sa lugar ng trabaho.Sa wakas, ang isang kaaya -aya na saloobin at propesyonal na pag -uugali ay makakatulong sa isang sekretarya/receptionist na manatili sa mabuting termino sa mga kapwa empleyado at tulungan ang kumpanya na bumuo ng isang mahusay na reputasyon.