Apa yang dilakukan sekretaris/resepsionis?

Seorang sekretaris/resepsionis adalah seorang profesional yang terampil yang tugas pekerjaannya mencakup tugas layanan administrasi dan pelanggan.Banyak pekerjaan sekretaris/resepsionis terdaftar hanya di bawah satu atau judul pekerjaan lainnya, bahkan jika mereka memasukkan tanggung jawab pekerjaan dari kedua kategori.Seorang profesional di bidang ini biasanya memiliki berbagai keterampilan, termasuk melek komputer, kemampuan manajemen pelanggan, dan keterampilan organisasi.

Bagian sekretaris dari pekerjaan sekretaris/resepsionis sering difokuskan pada organisasi dan manajemen kantor.Sekretaris sering memelihara file bisnis, dan mungkin bertanggung jawab atas entri data dan pemeliharaan arsip.Sekretaris juga sering bertanggung jawab atas semua dokumen harian normal di perusahaan, dan mungkin menghabiskan banyak waktu mengelola laporan, pengiriman dokumen, dan memo antar-kantor.Bergantung pada jenis industri, sekretaris mungkin juga bertanggung jawab atas penagihan pelanggan dan beberapa tugas akuntansi.

Tugas resepsionis yang diperlukan dalam pekerjaan sekretaris/resepsionis umumnya melibatkan bekerja dengan klien dan pelanggan bisnis.Resepsionis biasanya berfungsi sebagai penyambut, dan mungkin orang pertama yang klien bertemu ketika mereka datang ke pintu.Melayani dalam kapasitas ini, keterampilan komunikasi dan layanan pelanggan yang sangat baik diperlukan, karena resepsionis dapat mengatur nada untuk interaksi klien dengan bisnis.Keterampilan resepsionis juga dapat mencakup tugas telepon, penjadwalan, dan merawat VIP kantor atau klien.

Pekerjaan sekretaris/resepsionis dapat mencakup semua tugas di atas, ditambah banyak lebih spesifik untuk setiap pekerjaan individu.Di banyak perusahaan, sekretaris/resepsionis perlu mempelajari perangkat lunak khusus yang digunakan untuk menangani penagihan, dokumen kantor, dan penyimpanan data untuk perusahaan.Banyak profesional dalam jenis pekerjaan ini diharapkan untuk mempelajari terminologi industri, sehingga mereka dapat membantu pelanggan dengan lebih baik dan menjelaskan masalah kepada personel lain.Karena melayani sebagai saluran pusat untuk hampir semua operasi bisnis, sekretaris/resepsionis sering ditugaskan atas layanan karyawan dan kampanye moral, dan mungkin bertugas membuat acara kantor dan mengawasi buletin perusahaan.

Ada beberapa keterampilan dasar yang dapat sangat membantu siapa saja dalam pekerjaan sekretaris/resepsionis.Literasi komputer, termasuk pengetahuan tentang semua sistem operasi umum, grafik dasar dan program spreadsheet, dan penelitian internet, hampir secara universal diperlukan dalam pekerjaan ini.Kecepatan mengetik tinggi dan tulisan tangan yang dapat dibaca juga merupakan keterampilan penting.Keterampilan organisasi yang baik dapat menjadi kunci kinerja optimal dalam kapasitas ini, karena mereka dapat mengurangi peluang untuk kebingungan dan miskomunikasi di tempat kerja.Akhirnya, sikap yang menyenangkan dan sikap profesional dapat membantu sekretaris/resepsionis tetap berhubungan baik dengan sesama karyawan dan membantu perusahaan membangun reputasi yang sangat baik.