Một thư ký/nhân viên tiếp tân làm gì?

Một thư ký/nhân viên tiếp tân là một chuyên gia lành nghề có nhiệm vụ việc làm bao gồm cả nhiệm vụ dịch vụ hành chính và khách hàng.Nhiều công việc thư ký/tiếp tân được liệt kê chỉ đơn giản là theo một hoặc tiêu đề công việc khác, ngay cả khi chúng bao gồm các trách nhiệm công việc từ cả hai loại.Một chuyên gia trong lĩnh vực này thường có nhiều kỹ năng, bao gồm kiến thức về máy tính, khả năng quản lý khách hàng và kỹ năng tổ chức.Phần thư ký của một công việc thư ký/tiếp tân thường tập trung vào quản lý tổ chức và văn phòng.Thư ký thường duy trì một tệp doanh nghiệp và có thể phụ trách nhập dữ liệu và bảo trì lưu trữ.Thư ký cũng thường xuyên chịu trách nhiệm cho tất cả các giấy tờ hàng ngày bình thường trong một công ty và có thể dành nhiều thời gian để quản lý các báo cáo, giấy tờ vận chuyển và ghi nhớ liên văn bản.Tùy thuộc vào loại hình công nghiệp, một thư ký cũng có thể phụ trách thanh toán khách hàng và một số nhiệm vụ kế toán.Nhiệm vụ tiếp tân cần thiết trong một công việc thư ký/tiếp tân thường liên quan đến việc làm việc với khách hàng và khách hàng của doanh nghiệp.Nhân viên tiếp tân thường phục vụ như những người chào hỏi, và có thể là khách hàng của người đầu tiên gặp nhau khi họ đến cửa.Phục vụ trong khả năng này, các kỹ năng giao tiếp và dịch vụ khách hàng tuyệt vời là cần thiết, vì nhân viên tiếp tân có thể thiết lập giai điệu cho sự tương tác của khách hàng với doanh nghiệp.Kỹ năng tiếp tân cũng có thể bao gồm nhiệm vụ điện thoại, lập kế hoạch và chăm sóc VIP văn phòng hoặc khách hàng.Một công việc thư ký/tiếp tân có thể bao gồm tất cả các nhiệm vụ trên, cộng với nhiều công việc cụ thể hơn cho từng công việc.Trong nhiều công ty, thư ký/nhân viên tiếp tân sẽ cần học phần mềm chuyên dụng được sử dụng để xử lý thanh toán, giấy tờ văn phòng và lưu trữ dữ liệu cho công ty.Nhiều chuyên gia trong loại công việc này dự kiến sẽ tìm hiểu thuật ngữ của ngành, vì vậy họ có thể hỗ trợ khách hàng tốt hơn và giải thích các vấn đề cho nhân viên khác.Vì phục vụ như một ống dẫn trung tâm cho gần như tất cả các hoạt động kinh doanh, thư ký/lễ tân thường được giao nhiệm vụ dịch vụ nhân viên và các chiến dịch tinh thần, và có thể chịu trách nhiệm tạo ra các sự kiện văn phòng và giám sát bản tin của công ty.Có một số kỹ năng cơ bản có thể hỗ trợ rất nhiều cho bất kỳ ai trong một công việc thư ký/tiếp tân.Biết chữ máy tính, bao gồm kiến thức về tất cả các hệ điều hành phổ biến, các chương trình đồ họa và bảng tính cơ bản và nghiên cứu Internet, gần như được yêu cầu phổ biến trong các công việc này.Tốc độ gõ cao và khả năng đọc có thể đọc cũng là những kỹ năng quan trọng.Kỹ năng tổ chức tốt có thể là chìa khóa để thực hiện tối ưu trong khả năng này, vì chúng có thể giảm cơ hội nhầm lẫn và thông tin sai lệch tại nơi làm việc.Cuối cùng, một thái độ dễ chịu và thái độ chuyên nghiệp có thể giúp một thư ký/lễ tân duy trì mối quan hệ tốt với các nhân viên đồng nghiệp và giúp công ty xây dựng một danh tiếng tuyệt vời.