Mit csinál egy titkár/recepciós?
A titkár/recepciós szakember képzett szakember, akinek a munkaköri feladatai mind adminisztratív, mind ügyfélszolgálati feladatokat tartalmaznak.Számos titkár/recepciós munkát egyszerűen az egyik vagy a másik munkakörben sorolnak fel, még akkor is, ha mindkét kategória munkaköri feladatát tartalmazzák.Az ezen a területen egy szakember általában különféle készségekkel rendelkezik, beleértve a számítógépes írástudást, az ügyfélkezelési képességeket és a szervezeti készségeket.
A titkárság/recepciós munka titkársági része gyakran a szervezet és az iroda menedzsmentjére összpontosít.A titkárok gyakran fenntartják a vállalkozás iratait, és felelősek lehetnek az adatbevitelért és az archív karbantartásért.A titkárok gyakran felelősek a vállalat minden normál napi papírmunkájáért, és sok időt tölthetnek a jelentések, a papírmunka szállítási és a hivatalok közötti feljegyzések kezelésére.Az ipar típusától függően a titkár felelős az ügyfelek számlázásért és néhány számviteli feladatért is.
A titkár/recepciós munkában szükséges recepciós feladatok általában magukban foglalják az üzleti ügyfelekkel és ügyfelekkel való együttműködést.A recepciósok általában üdvözlőként szolgálnak, és lehet, hogy az első személyek találkoznak, amikor az ajtóba kerülnek.Ebben a minőségben kiszolgálva, kiváló kommunikációs és ügyfélszolgálati készségekre van szükség, mivel a recepciós beállíthatja az ügyfél és az üzlet közötti interakció hangját.A recepciós készségek magukban foglalhatják a telefonos feladatokat, az ütemezést és az irodai vagy az ügyfél VIP -jének gondozását is.
A titkár/recepciós munka a fenti feladatokat tartalmazhatja, plusz még sok minden az egyes munkákra.Sok vállalatban a titkár/recepciós szakembereknek meg kell tanulniuk a számlázás, az irodai papírmunka és az adattárolás kezelésére használt speciális szoftvereket.Az ilyen típusú munkák számos szakemberétől elvárják, hogy megtanulják az ipar terminológiáját, így jobban segíthetnek az ügyfeleknek, és magyarázatot adhatnak más személyzet számára.Mivel a szinte minden üzleti művelet központi vezetékeként szolgál, a titkár/recepciós szakemberek gyakran felelnek a munkavállalói szolgáltatásokért és a morál kampányokért, és felelősek irodai rendezvények létrehozásáért és a vállalati hírlevelek felügyeletéért.
Számos alapvető készség nagy segítséget nyújthat bárki számára a titkár/recepciós munkában.A számítógépes írástudás, beleértve az összes általános operációs rendszer ismereteit, az alapvető grafikákat és a táblázati programokat, valamint az internetes kutatást, szinte egyetemesen szükség van ezekben a munkákban.A magas gépelési sebesség és az olvasható kivitelezés szintén fontos készség.A jó szervezeti készségek kulcsfontosságúak lehetnek az optimális teljesítmény szempontjából ebben a minőségben, mivel csökkenthetik a zavart és a téves kommunikációt a munkahelyen.Végül, a kellemes hozzáállás és a szakmai viselkedés segíthet a titkárnak/a recepciósnak jó feltételekkel maradni a munkatársakkal, és segíthet a vállalatnak kiváló hírnevet szerezni.