Τι είναι ένα σύστημα διαχείρισης πληροφοριών;

Ένα σύστημα διαχείρισης πληροφοριών είναι ένα ευρύ σύστημα που ενσωματώνει μεγάλα ποσά πληροφοριών σε έναν οργανισμό.Τα στοιχεία δεδομένων εισάγονται σε μια ποικιλία συστημάτων σε έναν οργανισμό.Η διαχείριση πληροφοριών είναι υπεύθυνη για την έλξη όλων αυτών των στοιχείων δεδομένων σε ένα συνεκτικό σύστημα.Ανάλογα με το μέγεθος του οργανισμού, το σύστημα αυτό μπορεί να διασχίσει πολλές πλατφόρμες και εφαρμογές λογισμικού ή όλες μπορούν να στεγαστούν στον ίδιο υπολογιστή. Οι οργανισμοί συλλέγουν τεράστια ποσά δεδομένων σε καθημερινή βάση.Προκειμένου να αποκτήσετε πρόσβαση και να χρησιμοποιήσετε όλες αυτές τις πληροφορίες, ο οργανισμός χρειάζεται ένα καλά σχεδιασμένο και διαχειριζόμενο σύστημα πληροφοριών.Η πηγή ή η μορφή των δεδομένων είναι άσχετη.Όλα τα στοιχεία των δεδομένων πρέπει να εισάγουν στο σύστημα έτσι ώστε ο οργανισμός να μπορεί να τα χρησιμοποιήσει.

Τα δεδομένα πρέπει να διαχειρίζονται καθ 'όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του.Τα έγγραφα χαρτιού, τα ηλεκτρονικά αρχεία εγγράφων, τα δεδομένα ήχου, βίντεο και συγκεκριμένων εφαρμογών πρέπει να καταγράφονται και να αποθηκεύονται σωστά.Οι νόμοι και οι κανονισμοί θέτουν τις απαιτήσεις σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο τα δεδομένα πρέπει να αποθηκεύονται, να χρησιμοποιούνται και να αρχειοθετούνται από έναν οργανισμό.Αυτοί οι νόμοι και οι κανονισμοί ποικίλλουν ανάλογα με τον τύπο των πληροφοριών που συλλέγονται.

Άτομα με εμπειρία σε διάφορους κλάδους συνεργάζονται για την ανάπτυξη ενός συστήματος διαχείρισης πληροφοριών.Οι επιχειρηματικοί αναλυτές και οι δικηγόροι εργάζονται για να καθορίσουν τις επιχειρηματικές και νομικές απαιτήσεις μιας συγκεκριμένης επιχειρηματικής ανάγκης.Αυτές οι πληροφορίες τροφοδοτούνται στη συνέχεια σε ειδικούς βάσης δεδομένων και ειδικούς πληροφόρησης για να καθορίσουν τον τρόπο αποθήκευσης των δεδομένων σε ένα σύστημα.Τελικά, οι προγραμματιστές και άλλοι τεχνικοί εμπειρογνώμονες εργάζονται για την ανάπτυξη του λογισμικού που χρησιμοποιείται για την αποθήκευση αυτών των πληροφοριών.Πολλά από αυτά τα συστήματα αναπτύσσονται μέσα σε έναν οργανισμό, λόγω των μοναδικών αναγκών ενός τέτοιου οργανισμού.Οι εφαρμογές εμπορικού λογισμικού μπορούν να έχουν άδεια από έναν οργανισμό για να καλύψουν πολλές από τις ανάγκες διαχείρισης δεδομένων του.Ωστόσο, αυτά τα ξεχωριστά συστήματα πρέπει να ενσωματωθούν για να επικοινωνήσουν μεταξύ τους.Αυτή η διαδικασία ολοκλήρωσης μπορεί να ολοκληρωθεί στον οργανισμό ή από εξωτερικούς συμβούλους.

Ένα σύστημα διαχείρισης πληροφοριών στεγάζει διαφορετικά δεδομένα μέσα σε αυτό.Αυτά τα δεδομένα μπορούν να συλλεχθούν με την καταχώρηση δεδομένων πληκτρολογίου, τη συλλογή Web Portal ή ακόμα και τα κινητά τηλέφωνα.Γενικά, υπάρχουν ορισμένες ετικέτες σε αυτά τα στοιχεία δεδομένων που επιτρέπουν στον οργανισμό να τραβήξει πληροφορίες σε ολόκληρο το σύστημα σε μια συγκεκριμένη έρευνα.Αυτή η δυνατότητα είναι εγγενώς σημαντική για την επιτυχία του συστήματος.Εάν το σύστημα δεν επιτρέπει μια τέτοια έρευνα, δεν είναι σύστημα διαχείρισης πληροφοριών, αλλά μάλλον μια συλλογή εφαρμογών λογισμικού.