Hệ thống quản lý thông tin là gì?

Một hệ thống quản lý thông tin là một hệ thống rộng lớn kết hợp một lượng lớn thông tin trong một tổ chức.Các yếu tố dữ liệu được nhập vào một loạt các hệ thống trong toàn bộ tổ chức.Quản lý thông tin chịu trách nhiệm kéo tất cả các yếu tố dữ liệu này lại với nhau thành một hệ thống gắn kết.Tùy thuộc vào quy mô của tổ chức, hệ thống này có thể vượt qua nhiều nền tảng và ứng dụng phần mềm, hoặc tất cả có thể được đặt trong cùng một máy tính. Các tổ chức thu thập lượng dữ liệu khổng lồ hàng ngày.Để truy cập và sử dụng tất cả các thông tin này, tổ chức cần một hệ thống thông tin được lên kế hoạch và được quản lý tốt.Nguồn hoặc định dạng của dữ liệu là không quan trọng.Tất cả các phần dữ liệu phải nhập vào hệ thống để tổ chức có thể sử dụng chúng. Dữ liệu phải được quản lý trong suốt vòng đời của nó.Tài liệu giấy, tệp tài liệu điện tử, âm thanh, video và dữ liệu dành riêng cho ứng dụng đều phải được ghi lại và lưu trữ đúng cách.Luật pháp và quy định đặt các yêu cầu về cách lưu trữ, sử dụng và lưu trữ dữ liệu bởi một tổ chức.Những luật pháp và quy định này khác nhau dựa trên loại thông tin được thu thập. Các cá nhân có kinh nghiệm trong nhiều ngành hoạt động cùng nhau để phát triển một hệ thống quản lý thông tin.Các nhà phân tích kinh doanh và luật sư làm việc để xác định các yêu cầu kinh doanh và pháp lý của một nhu cầu kinh doanh nhất định.Thông tin này sau đó được cung cấp cho các chuyên gia cơ sở dữ liệu và các chuyên gia thông tin để xác định cách lưu trữ dữ liệu trong một hệ thống.Cuối cùng, các lập trình viên và các chuyên gia kỹ thuật khác làm việc để phát triển phần mềm được sử dụng để lưu trữ thông tin này.

Mỗi doanh nghiệp và nhu cầu dữ liệu của một tổ chức phải được giải quyết trong một số hình thức hệ thống quản lý thông tin.Nhiều trong số các hệ thống này được phát triển trong một tổ chức, do nhu cầu duy nhất của một tổ chức như vậy.Các ứng dụng phần mềm thương mại có thể được một tổ chức cấp phép để đáp ứng nhiều nhu cầu quản lý dữ liệu của mình;Tuy nhiên, các hệ thống riêng biệt này cần được tích hợp để khiến chúng giao tiếp với nhau.Quá trình tích hợp này có thể được hoàn thành trong tổ chức hoặc bởi các chuyên gia tư vấn bên ngoài. Một hệ thống quản lý thông tin chứa dữ liệu khác nhau trong đó.Dữ liệu này có thể được thu thập bằng cách nhập dữ liệu bàn phím, thu thập cổng thông tin web hoặc thậm chí điện thoại di động.Nói chung, có một số thẻ nhất định về các yếu tố dữ liệu này cho phép tổ chức lấy thông tin trên hệ thống trên một yêu cầu cụ thể.Khả năng này vốn đã quan trọng đối với sự thành công của hệ thống.Nếu hệ thống không cho phép một cuộc điều tra như vậy, thì đó không phải là một hệ thống quản lý thông tin, mà là một tập hợp các ứng dụng phần mềm.