Τι είναι η διαχείριση εγγράφων στο διαδίκτυο;

Η διαχείριση εγγράφων σε απευθείας σύνδεση είναι μια υπηρεσία που επιτρέπει στους ανθρώπους να βλέπουν, να μοιράζονται, να τροποποιούν και να ελέγχουν τα έγγραφα online.Ορισμένες εταιρείες προσφέρουν ηλεκτρονικές υπηρεσίες διαχείρισης εγγράφων και ορισμένες εταιρείες δημιουργούν τα δικά τους συστήματα για εσωτερική χρήση.Ορισμένες υπηρεσίες είναι δωρεάν, ενώ άλλες χρεώνουν τέλη για να διατηρήσουν την υπηρεσία και να παρέχουν επιπλέον οφέλη και υπηρεσίες.Δεν είναι ασυνήθιστο οι εταιρείες να προσφέρουν μια σουίτα υπηρεσιών που σχετίζονται με το γραφείο με τη διαχείριση εγγράφων σε απευθείας σύνδεση, ώστε οι άνθρωποι να έχουν πρόσβαση σε ό, τι χρειάζονται σε ένα μέρος..Ένας από τους πιο συνηθισμένους λόγους είναι η επιθυμία να έχουμε ένα εικονικό γραφείο.Με ένα εικονικό γραφείο, κάποιος δεν συνδέεται με μια συγκεκριμένη τοποθεσία ή υπολογιστή.Είναι δυνατόν να συνδεθείτε οπουδήποτε στον κόσμο για να δείτε έγγραφα στο διαδίκτυο.Επιπλέον, οι άνθρωποι μπορούν να μοιραστούν το εικονικό γραφείο τους, όπως για παράδειγμα όταν ένας συντάκτης συνεργάζεται με έναν πελάτη σε άλλη χώρα.Ο πελάτης μπορεί να δημοσιεύσει έγγραφα σε απευθείας σύνδεση για προβολή και τροποποίηση από οποιοδήποτε από τα μέρη, μια πολύ πιο αποτελεσματική προσέγγιση από τα έγγραφα αλληλογραφίας ή την αποστολή τους μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.Ορισμένες εταιρείες διαθέτουν προϊόντα που έχουν σχεδιαστεί ειδικά για να διευκολύνουν τη συνεργατική εργασία, επιτρέποντας σε πολλούς ανθρώπους να συνδεθούν σε ένα έγγραφο ταυτόχρονα, κάνοντας αλλαγές και προσθέτοντας σχόλια.Η ηλεκτρονική αποθήκευση εγγράφων μπορεί επίσης να είναι χρήσιμη ως μέτρο ασφαλείας, εξασφαλίζοντας ότι εάν το έγγραφο καταστραφεί σε άλλες μορφές και τοποθεσίες, θα εξακολουθεί να είναι διαθέσιμο στο διαδίκτυο.

Είναι δυνατόν να γίνουν ηλεκτρονικά έγγραφα δημόσια ή ιδιωτικά.Οι άνθρωποι παρέχουν μερικές φορές βιογραφικά, αποκόμματα και παρόμοια έγγραφα σε κοινόχρηστη μορφή, έτσι ώστε οι υποψήφιοι πελάτες και τα ενδιαφερόμενα μέλη των μέσων ενημέρωσης να μπορούν εύκολα να τα έχουν πρόσβαση.Από την άλλη πλευρά, οι άνθρωποι που εργάζονται σε ένα εμπιστευτικό έργο ενδέχεται να προτιμούν μια περιοχή που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης για τα έγγραφά τους για να εξασφαλίσει ότι δεν θεωρούνται από μη εξουσιοδοτημένο προσωπικό.Οι άνθρωποι μπορούν συνήθως να προσαρμόσουν τις ρυθμίσεις απορρήτου, συμπεριλαμβανομένου του ποιος επιτρέπεται να δει το έγγραφο, ανά πάσα στιγμή.

Οι άνθρωποι που ενδιαφέρονται για τη διαχείριση εγγράφων στο διαδίκτυο μπορούν να εξυπηρετήσουν από διάφορες υπηρεσίες.Είναι σημαντικό να σκεφτούμε τι είδους χαρακτηριστικά μπορεί να είναι επιθυμητό πριν εγγραφείτε με μια υπηρεσία και μπορεί επίσης να είναι σοφό να ζητήσετε από άλλους ανθρώπους που θα εργάζονται στο ίδιο έγγραφο εάν έχουν προτίμηση.Για παράδειγμα, κάποιος μπορεί ήδη να έχει συνδρομή σε μια υπηρεσία και να προτιμά να συνεργαστεί με αυτό και όχι να εγγραφεί σε άλλη υπηρεσία.