Apa itu manajemen dokumen online?

Manajemen dokumen online adalah layanan yang memungkinkan orang untuk melihat, berbagi, memodifikasi, dan mengendalikan dokumen secara online.Sejumlah perusahaan menawarkan layanan manajemen dokumen online, dan beberapa perusahaan membuat sistem mereka sendiri untuk penggunaan internal.Beberapa layanan gratis, sementara yang lain membebankan biaya untuk mempertahankan layanan dan untuk memberikan manfaat dan layanan tambahan.Tidak jarang bagi perusahaan untuk menawarkan serangkaian layanan terkait kantor dengan manajemen dokumen online sehingga orang dapat mengakses semua yang mereka butuhkan di satu tempat.

Ada sejumlah alasan mengapa orang mungkin ingin dapat mengakses dokumen secara online.Salah satu alasan paling umum adalah keinginan untuk memiliki kantor virtual.Dengan kantor virtual, seseorang tidak terikat ke lokasi atau komputer tertentu;Mungkin untuk masuk di mana saja di dunia untuk melihat dokumen secara online.Selain itu, orang dapat berbagi kantor virtual mereka, seperti misalnya ketika editor bekerja dengan klien di negara lain.Klien dapat memposting dokumen secara online untuk dilihat dan modifikasi oleh salah satu pihak, pendekatan yang jauh lebih efisien daripada mengirimkan dokumen atau mengirim email kepada mereka.

Kolaborasi online juga lebih mudah dengan manajemen dokumen online.Beberapa perusahaan memiliki produk yang telah dirancang khusus untuk memfasilitasi pekerjaan kolaboratif, memungkinkan banyak orang masuk ke dalam dokumen sekaligus, membuat perubahan dan menambahkan komentar.Penyimpanan dokumen elektronik juga dapat berguna sebagai tindakan keamanan, memastikan bahwa jika dokumen menjadi rusak dalam format dan lokasi lain, itu masih akan tersedia secara online.

Dimungkinkan untuk membuat dokumen online publik atau pribadi.Orang -orang terkadang menyediakan resume, kliping, dan dokumen serupa dalam format bersama sehingga calon klien dan anggota media yang tertarik dapat mengaksesnya dengan mudah.Di sisi lain, orang yang bekerja pada proyek rahasia mungkin lebih suka area yang dilindungi kata sandi untuk dokumen mereka untuk memastikan bahwa mereka tidak dilihat oleh personel yang tidak sah.Orang biasanya dapat menyesuaikan pengaturan privasi, termasuk siapa yang diizinkan untuk melihat dokumen, kapan saja.

Orang yang tertarik dengan manajemen dokumen online dapat melayani dari sejumlah layanan.Penting untuk memikirkan jenis fitur apa yang mungkin diinginkan sebelum mendaftar dengan layanan, dan juga bisa bijaksana untuk meminta orang lain yang akan mengerjakan dokumen yang sama jika mereka memiliki preferensi.Misalnya, seseorang mungkin sudah memiliki berlangganan layanan dan lebih suka bekerja dengan yang itu daripada berlangganan layanan lain.