Quản lý tài liệu trực tuyến là gì?

Quản lý tài liệu trực tuyến là một dịch vụ cho phép mọi người xem, chia sẻ, sửa đổi và kiểm soát các tài liệu trực tuyến.Một số công ty cung cấp dịch vụ quản lý tài liệu trực tuyến và một số công ty tạo ra hệ thống riêng để sử dụng nội bộ.Một số dịch vụ là miễn phí, trong khi những dịch vụ khác tính phí để duy trì dịch vụ và cung cấp thêm lợi ích và dịch vụ.Không có gì lạ khi các công ty cung cấp một bộ dịch vụ liên quan đến văn phòng với quản lý tài liệu trực tuyến để mọi người có thể truy cập mọi thứ họ cần ở một nơi. Có một số lý do tại sao mọi người có thể muốn truy cập tài liệu trực tuyến.Một trong những lý do phổ biến nhất là mong muốn có một văn phòng ảo.Với một văn phòng ảo, ai đó không bị ràng buộc với một địa điểm hoặc máy tính cụ thể;Nó có thể đăng nhập vào bất cứ nơi nào trên thế giới để xem tài liệu trực tuyến.Ngoài ra, mọi người có thể chia sẻ văn phòng ảo của họ, ví dụ như khi một biên tập viên làm việc với khách hàng ở một quốc gia khác.Khách hàng có thể đăng tài liệu trực tuyến để xem và sửa đổi theo một trong hai bên, một cách tiếp cận hiệu quả hơn nhiều so với việc gửi tài liệu hoặc gửi email cho họ.

Hợp tác trực tuyến cũng dễ dàng hơn với quản lý tài liệu trực tuyến.Một số công ty có các sản phẩm được thiết kế đặc biệt để tạo điều kiện cho công việc hợp tác, cho phép nhiều người được đăng nhập vào một tài liệu cùng một lúc, thực hiện các thay đổi và thêm nhận xét.Lưu trữ tài liệu điện tử cũng có thể hữu ích như một biện pháp bảo mật, đảm bảo rằng nếu tài liệu bị hỏng ở các định dạng và vị trí khác, nó vẫn sẽ có sẵn trực tuyến. Có thể công khai tài liệu trực tuyến hoặc riêng tư.Mọi người đôi khi cung cấp sơ yếu lý lịch, mẩu và các tài liệu tương tự ở định dạng chung để các khách hàng tiềm năng và các thành viên quan tâm của phương tiện truyền thông có thể truy cập chúng dễ dàng.Mặt khác, những người làm việc trong một dự án bí mật có thể thích khu vực được bảo vệ bằng mật khẩu cho các tài liệu của họ để đảm bảo rằng họ không được nhìn thấy bởi nhân viên trái phép.Mọi người thường có thể điều chỉnh các cài đặt quyền riêng tư, bao gồm cả người được phép xem tài liệu bất cứ lúc nào. Những người quan tâm đến quản lý tài liệu trực tuyến có thể phục vụ từ một số dịch vụ.Điều quan trọng là phải suy nghĩ về những loại tính năng nào có thể mong muốn trước khi đăng ký với một dịch vụ và cũng có thể khôn ngoan khi hỏi những người khác sẽ làm việc trên cùng một tài liệu nếu họ có sở thích.Ví dụ: ai đó có thể đã đăng ký dịch vụ và thích làm việc với dịch vụ đó hơn là đăng ký dịch vụ khác.