Mi az online dokumentumkezelés?

Az online dokumentumkezelés olyan szolgáltatás, amely lehetővé teszi az emberek számára a dokumentumok online megtekintését, megosztását, módosítását és ellenőrzését.Számos vállalat kínál online dokumentumkezelési szolgáltatásokat, és egyes vállalatok saját rendszerét hoznak létre belső használatra.Egyes szolgáltatások ingyenesek, míg mások díjat számítanak fel a szolgáltatás fenntartása érdekében, valamint további előnyök és szolgáltatások nyújtása érdekében.Nem ritka, hogy a vállalatok az irodai dokumentumkezeléssel rendelkező irodai szolgáltatásokat kínálnak, hogy az emberek mindent elérhessenek, amire szükségük van egy helyen.-Az egyik leggyakoribb ok a virtuális iroda iránti vágy.Virtuális irodával valaki nem kötődik egy adott helyhez vagy számítógéphez;Lehetséges bejelentkezni a világ bármely pontján, hogy online megtekinthesse a dokumentumokat.Ezenkívül az emberek megoszthatják virtuális irodájukat, például amikor egy szerkesztő egy másik ország ügyfélével dolgozik.Az ügyfél online dokumentumokat küldhet fel a fél megtekintéséhez és módosításához, ez sokkal hatékonyabb megközelítés, mint a dokumentumok levelezése vagy e -mailben.Egyes vállalatok olyan termékekkel rendelkeznek, amelyeket kifejezetten úgy terveztek, hogy megkönnyítsék az együttműködési munkát, lehetővé téve több ember számára, hogy egyszerre bejelentkezzenek a dokumentumba, változtatásokat végeznek és megjegyzéseket fűznek.Az elektronikus dokumentumok tárolása biztonsági intézkedésként is hasznos lehet, biztosítva, hogy ha a dokumentum más formátumokban és helyekben sérül, akkor továbbra is elérhető lesz az interneten.Az emberek néha folytatják az önéletrajzokat, kivágásokat és hasonló dokumentumokat megosztott formátumban, hogy a leendő ügyfelek és a média érdeklődő tagjai könnyen hozzáférhessenek hozzájuk.Másrészt a bizalmas projekten dolgozó emberek inkább a jelszóval védett területet részesítik előnyben a dokumentumok számára annak biztosítása érdekében, hogy azokat nem látják az illetéktelen személyzet.Az emberek általában bármikor módosíthatják az adatvédelmi beállításokat, beleértve azt is, hogy ki lehet a dokumentum megtekintésére.

Az online dokumentumkezelés iránt érdeklődő emberek számos szolgáltatásból szolgálhatnak.Fontos gondolkodni azon, hogy milyen funkciókat kívánunk kívánni, mielőtt feliratkoznának egy szolgáltatással, és bölcs dolog is megkérdezni más embereket, akik ugyanazon a dokumentumon dolgoznak, ha preferenciájuk van.Például, lehet, hogy valakinek már van előfizetése egy szolgáltatásra, és inkább ezzel együtt dolgozik, ahelyett, hogy egy másik szolgáltatásra feliratkozna.