Τι είναι η υπεύθυνη κονσόλα;

Μια κονσόλα που είναι μια διεπαφή που χρησιμοποιείται από έναν ρεσεψιονίστ ή έναν υπάλληλο για να δρομολογήσει τις εισερχόμενες κλήσεις.Πολλά τηλεφωνικά συστήματα χρησιμοποιούν αυτοματοποίηση για αυτή τη λειτουργία με αυτόματο διαγωνισμό, αλλά ορισμένες εταιρείες προτιμούν να έχουν ζωντανό άνθρωπο ως το πρώτο σημείο επαφής για πιθανούς πελάτες.Άλλοι μπορεί να είναι πολύ μικροί για να πληρώσουν για ένα αυτοματοποιημένο σύστημα και χρειάζονται το γραμματειακό τους προσωπικό για να είναι σε θέση να χειριστούν τις εισερχόμενες κλήσεις.Το μέγεθος και η πολυπλοκότητα μιας συνάδελφης κονσόλας μπορεί να ποικίλει.

Όταν μια κλήση έρχεται σε μια κεντρική ανταλλαγή όπως ένα γραφείο ρεσεψιονίστ, ο ρεσεψιονίστ μπορεί να απαντήσει και να καθορίσει τη φύση της έκκλησης για να μάθει πού πρέπει να πάει.Ορισμένοι ρεσεψιονίστ μπορούν να χειριστούν βασικές ερωτήσεις για να καθαρίσουν γρήγορα τις κλήσεις, οι οποίες μπορούν να μειώσουν το φορτίο κλήσεων για άλλο προσωπικό.Εάν το άτομο που απαντά στην κλήση δεν μπορεί να το χειριστεί, είναι απαραίτητο να στραφεί στην κονσόλα που τη μεταφέρει κατάλληλα.

Η συνοδευτική κονσόλα λέει στον ρεσεψιονίστ που είναι διαθέσιμος.Εάν κάποιος είναι ελεύθερος, ο ρεσεψιονίστ μπορεί να μεταφέρει την κλήση ή μπορεί να χτυπήσει το γραφείο των ατόμων για να επιβεβαιώσει ότι είναι αποδεκτό να προωθήσει την κλήση.Οι ρεσεψιονίστ μπορούν επίσης να μεταφέρουν κλήσεις σε φωνητικό ταχυδρομείο, είτε κατόπιν αιτήματος είτε επειδή κάποιος είναι απασχολημένος.Μια άλλη επιλογή είναι ο χώρος στάθμευσης, όπου ο ρεσεψιονίστ τοποθετεί τον καλούντα σε αναμονή για να περιμένει μια γραμμή να καθαρίσει.Οι κονσόλες που συμβάλλουν επίσης να επιτρέψουν την επιδιόρθωση σε τρεις κλήσεις, τις κλήσεις των συνεδρίων κ.ο.κ.Ορισμένες απαιτούσαν χειροκίνητη εναλλαγή, ενώ άλλοι επέτρεψαν σε έναν τεχνικό να προγραμματίσει το σύστημα για να δρομολογήσει κατάλληλα κλήσεις.Οι σύγχρονες κονσόλες συμβούλων συχνά λαμβάνουν τη μορφή λογισμικού υπολογιστών που μπορεί να χρησιμοποιήσει ο ρεσεψιονίστ για να ελέγξει τις τηλεφωνικές γραμμές.Το λογισμικό μπορεί επίσης να αναλάβει την αυτοματοποίηση όταν ένας ρεσεψιονίστ δεν είναι διαθέσιμος ή η επιχείρηση είναι κλειστή.

Η ταχεία και η κατάλληλη δρομολόγηση των τηλεφωνικών κλήσεων μπορεί να είναι σημαντική για την εξυπηρέτηση των πελατών.Οι άνθρωποι που καλούν μια επιχείρηση μπορεί να αναμένουν να απαντηθούν από ένα άτομο και να διαβιβαστούν μέσω ενός συστήματος από ζωντανούς φορείς εκμετάλλευσης.Η υπάλληλος της κονσόλας δημιουργεί έναν μηχανισμό για τον χειρισμό των κλήσεων όσο το δυνατόν πιο γρήγορα και αποτελεσματικά.Μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο για έναν ρεσεψιονίστ που πρέπει να κρατήσει τις καρτέλες για το ποιος είναι στο γραφείο και τι κάνουν, καθώς ένα σύστημα υπολογιστών μπορεί να επιτρέψει στους εργαζόμενους να θέσουν μια κατάσταση όπως "έξω από το μεσημεριανό" ή "σε μια συνάντηση" που τοΟ ρεσεψιονίστ μπορεί να χρησιμοποιήσει για να καθορίσει εάν, και πότε, είναι διαθέσιμοι άνθρωποι.