Bảng điều khiển tiếp viên là gì?

Một giao diện điều khiển tiếp viên là một giao diện được sử dụng bởi nhân viên tiếp tân hoặc nhân viên bán hàng để định tuyến các cuộc gọi đến.Nhiều hệ thống điện thoại sử dụng tự động hóa cho chức năng này với một người tham gia tự động, nhưng một số công ty thích có một con người sống là điểm liên lạc đầu tiên cho khách hàng tiềm năng.Những người khác có thể quá nhỏ để trả tiền cho một hệ thống tự động và cần nhân viên thư ký của họ để có thể xử lý các cuộc gọi đến.Kích thước và độ phức tạp của một giao diện điều khiển tiếp viên có thể thay đổi. Khi một cuộc gọi đến một cuộc trao đổi trung tâm như bàn tiếp tân, nhân viên tiếp tân có thể trả lời và xác định bản chất của cuộc gọi để tìm ra nơi cần đến.Một số nhân viên tiếp tân có thể xử lý các câu hỏi cơ bản để xóa các cuộc gọi một cách nhanh chóng, điều này có thể giảm tải cuộc gọi cho nhân viên khác.Nếu người trả lời cuộc gọi không thể xử lý nó, cần phải chuyển sang bảng điều khiển tiếp viên để chuyển nó một cách thích hợp.Nếu ai đó được tự do, nhân viên tiếp tân có thể chuyển cuộc gọi hoặc có thể sử dụng văn phòng của người đó để xác nhận rằng có thể chấp nhận chuyển tiếp cuộc gọi.Nhân viên tiếp tân cũng có thể chuyển cuộc gọi đến thư thoại, theo yêu cầu hoặc vì ai đó đang bận.Một lựa chọn khác là đỗ xe, nơi nhân viên tiếp tân đặt người gọi để chờ đợi một dòng để xóa.Bảng điều khiển tiếp viên cũng có thể cho phép vá vào các cuộc gọi ba chiều, các cuộc gọi hội nghị, v.v.Một số chuyển đổi thủ công cần thiết, trong khi những người khác cho phép một kỹ thuật viên lập trình hệ thống để định tuyến các cuộc gọi một cách thích hợp.Bảng điều khiển tiếp viên hiện đại thường có dạng phần mềm máy tính mà nhân viên tiếp tân có thể sử dụng để điều khiển các đường dây điện thoại.Phần mềm cũng có thể tiếp quản tự động hóa khi nhân viên tiếp tân không có sẵn hoặc doanh nghiệp được đóng lại. Định tuyến nhanh chóng và phù hợp của các cuộc gọi điện thoại có thể quan trọng đối với dịch vụ khách hàng.Những người gọi một doanh nghiệp có thể được một người trả lời và được chuyển tiếp qua một hệ thống của các nhà khai thác trực tiếp.Bảng điều khiển tiếp viên tạo ra một cơ chế để xử lý các cuộc gọi nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể.Nó cũng có thể hữu ích cho một nhân viên tiếp tân cần phải giữ các tab về ai đang ở trong văn phòng và những gì họ đang làm, vì một hệ thống máy tính có thể cho phép người lao động đặt trạng thái như ra ngoài ăn trưa hoặc trong một cuộc họp màNhân viên tiếp tân có thể sử dụng để xác định xem và khi nào, mọi người có sẵn.