Bagaimana cara memilih peluang pengadaan terbaik?

Peluang pengadaan didefinisikan sebagai situasi di mana penggunaan konsep pengadaan dapat menyelamatkan suatu organisasi.Peluang ini biasanya berpusat di sekitar penghematan biaya, peningkatan efisiensi, dan pengurangan biaya overhead terkait dengan kegiatan pembelian.Konsep utama pengadaan strategis adalah bahwa melalui perencanaan lanjutan, penjadwalan, dan inisiatif pembelian kelompok, perusahaan dapat mengalami penghematan biaya yang signifikan.

Implementasi pengadaan strategis dalam suatu perusahaan membutuhkan fokus pada tiga konsep pengadaan: menggunakan sistem manajemen data pengadaan, pembelian kelompok dan layanan pengadaan terpusat.Konsep dalam pengadaan strategis membutuhkan komunikasi dan kerja sama antara unit bisnis, layanan keuangan, dan pengadaan yang akan diimplementasikan secara efektif.Bahkan konsep sederhana, seperti mendorong pembelian yang direncanakan, dapat menyebabkan masalah operasional besar jika tidak dibahas dengan unit bisnis.

Identifikasi peluang pengadaan juga membutuhkan komunikasi antara berbagai bidang.Sebagian besar perusahaan menggunakan layanan pengadaan atau analis bisnis untuk membantu mengidentifikasi bidang -bidang ini.Tujuan utama dari peran ini adalah untuk meninjau kegiatan terkait pengadaan selama periode waktu tertentu dan menentukan penghematan dolar yang dapat dicapai melalui implementasi konsep pengadaan standar.

Tempat yang bagus untuk mulai mencari peluang pengadaan adalah pembelian berulang.Lihatlah komoditas atau produk yang cukup umum dan diperlukan di berbagai departemen.Persediaan kantor atau kertas komputer adalah contoh bagus dari jenis produk ini.Meninjau data pengadaan, lihat jumlah pemasok yang saat ini digunakan untuk memenuhi kebutuhan ini, dan menentukan total yang dihabiskan untuk komoditas ini selama periode tiga tahun.

mengeluarkan permintaan proposal (RFP) untuk semua pemasok atauPemasok yang saat ini digunakan oleh perusahaan.Dalam RFP Anda, daftarkan sekeranjang barang yang Anda butuhkan untuk harga, kebutuhan pengiriman, ketentuan pembayaran, dan persyaratan spesifik lainnya.Tinjau tanggapan dan pilih pemasok yang menawarkan kombinasi terbaik dari harga, kualitas, dan layanan.Harus ada penghematan yang signifikan antara jumlah yang dihabiskan dengan beberapa pemasok dan biaya dari satu perusahaan.

Cara lain yang bagus untuk mengidentifikasi peluang pengadaan adalah dengan melihat aspek administrasi pengadaan.Tentukan berapa banyak waktu yang dihabiskan saat ini memilih pemasok, mendapatkan kutipan, dan bertemu dengan staf penjualan.Pilih komoditas dengan volume transaksi yang tinggi dan buat daftar vendor yang disukai.Buat perjanjian harga yang dinegosiasikan dengan perusahaan -perusahaan ini dan kemudian berikan daftar ke departemen.Proses ini menghilangkan banyak pekerjaan yang tidak bernilai dan menciptakan proses yang lebih efisien.