Bagaimana cara memilih strategi pengadaan terbaik?

Strategi pengadaan terbaik adalah pola yang mengurangi biaya produk tanpa berdampak negatif pada kualitas, layanan, atau pengiriman.Biaya yang harus dimasukkan dalam evaluasi strategi pengadaan mencakup biaya lunak internal waktu staf dan sumber daya, serta biaya dolar keras dari barang atau jasa yang sebenarnya.Pengadaan juga dikenal sebagai pembelian dan mewakili semua kegiatan yang terkait dengan akuisisi barang atau jasa oleh bisnis atau organisasi.

Langkah pertama dalam mengembangkan strategi pengadaan adalah menganalisis biaya pengadaan saat ini di organisasi Anda.Mulailah dari awal proses dengan orang yang meminta item.Dokumentasikan waktu dan upaya yang diperlukan oleh semua staf yang terlibat dalam proses bisnis.Setelah formulir permintaan selesai, biasanya ditinjau oleh pengawas, yang kemudian dapat meneruskannya ke departemen pembelian atau anggota staf lokal yang bertanggung jawab untuk memesan materi.Termasuk dalam analisis ini adalah waktu staf yang didedikasikan untuk pembayaran faktur untuk barang -barang ini, karena satu proses bergantung pada yang lain.

Hitung waktu yang dibutuhkan oleh setiap orang dalam proses dan berlipat ganda dengan tarif per jamnya.Sertakan biaya manfaat, serta biaya yang terkait dengan proses tersebut.Ini mungkin termasuk formulir kertas yang harus dicetak, atau alat elektronik yang harus dipelihara dan didukung.Jumlah dari semua biaya ini adalah representasi sebenarnya dari biaya dolar lunak untuk organisasi kegiatan pembelian.

Tinjau biaya dan waktu ini untuk mengidentifikasi kemacetan, proses yang tidak menambah nilai apa pun, dan aktivitas pemborosan waktu.Tuliskan proses bisnis yang ideal dan sertakan orang yang terlibat dan jumlah waktu yang harus dibutuhkan setiap langkah.Tentukan perubahan apa yang diperlukan untuk pindah ke proses yang diusulkan.Ini mungkin termasuk investasi dalam teknologi atau perubahan dalam tanggung jawab aktual beberapa anggota staf.

Tinjau aktivitas pembelian yang sebenarnya selama dua hingga lima tahun terakhir untuk mengidentifikasi bidang -bidang penghematan potensial.Misalnya, membeli semua perlengkapan kantor dari satu perusahaan dapat menghasilkan biaya yang lebih rendah pada setiap item, karena diskon yang tersedia untuk pembelian volume tinggi.Analisis jumlah pengeluaran untuk berbagai produk atau komoditas untuk menemukan potensi penghematan harga produk.Di dunia yang ideal, penerapan strategi pengadaan ini adalah cara sistematis untuk mengurangi biaya produk sambil memperkuat hubungan dengan pemasok utama.