Apa itu perencanaan pengadaan?

Perencanaan pengadaan adalah proses yang digunakan oleh perusahaan atau lembaga untuk merencanakan kegiatan pembelian untuk periode waktu tertentu.Ini biasanya diselesaikan selama proses penganggaran.Setiap tahun, departemen diharuskan meminta anggaran untuk staf, pengeluaran, dan pembelian.Ini adalah langkah pertama dalam proses perencanaan pengadaan.

Anggaran untuk semua departemen kemudian ditinjau, dan dalam organisasi yang berkomitmen untuk perencanaan pengadaan, para akuntan menghabiskan waktu untuk menemukan persyaratan pembelian umum.Berdasarkan anggaran yang diajukan, mereka dapat mengarahkan departemen untuk bekerja dengan pembelian pusat untuk menggabungkan pengeluaran yang direncanakan untuk komoditas tertentu.Proses ini bekerja paling baik dalam organisasi yang berkomitmen untuk mengurangi biaya.Masalah seputar tanggal pengiriman, kepatuhan kontrak, dan masalah layanan pelanggan harus diselesaikan secara internal sebelum dikontrak.

Konsep utama pengadaan adalah bahwa perencanaan lanjutan, penjadwalan, dan pembelian kelompok akan menghasilkan penghematan biaya, operasi bisnis yang lebih efisien, dan karenanya meningkatkan profitabilitas.Ada empat langkah yang membentuk dasar perencanaan pengadaan: pembelian kelompok, hanya dalam pengiriman waktu, penetapan harga massal yang dinegosiasikan, dan pengurangan overhead administratif.

Pembelian kelompok adalah proses menggabungkan total persyaratan sumber daya untuk departemen yang berbeda dan membuat satu pesanan pembelian pembelian.Departemen dapat terletak secara fisik di berbagai bangunan, dengan tanggal pengiriman, jumlah, dan kondisi yang tercantum dalam pesanan pembelian.Praktik ini semakin umum di perusahaan sektor pemerintah dan publik, di mana barang yang sama dapat dibeli untuk berbagai lembaga yang berbeda.

hanya dalam pengiriman waktu adalah komponen utama perencanaan pengadaan.Di bawah model ini, biaya penyimpanan dibawa oleh pemasok.Mereka bertanggung jawab untuk memastikan jumlah bahan yang dibeli siap dan tersedia untuk pengiriman pada tanggal dan waktu yang ditentukan.Jenis persyaratan pengiriman ini biasanya dikombinasikan dengan pembelian kelompok, menjaga biaya penyimpanan.

Harga dan negosiasi massal sangat penting saat menyelesaikan perencanaan pengadaan.Organisasi yang menggabungkan jumlah total yang diperlukan untuk periode waktu tertentu dapat memperoleh harga yang lebih rendah, berdasarkan tingkat pemesanan tertentu.Negosiasi biasanya diselesaikan oleh direktur pengadaan atau agen pembelian senior.

Overhead administrasi adalah biaya bagi organisasi untuk seluruh pengadaan untuk membayar siklus.Ini termasuk gaji dan biaya dukungan untuk staf pengadaan, pemrosesan faktur, produksi cek, dan penyelesaian pertanyaan vendor.Proses yang dikelola dan terorganisir menghilangkan sejumlah besar biaya ini, karena mereka dikeluarkan hanya sekali untuk setiap komoditas.