Kế hoạch mua sắm là gì?

Kế hoạch mua sắm là quá trình được sử dụng bởi các công ty hoặc tổ chức để lên kế hoạch cho hoạt động mua hàng trong một khoảng thời gian cụ thể.Điều này thường được hoàn thành trong quá trình lập ngân sách.Mỗi năm, các bộ phận được yêu cầu yêu cầu ngân sách cho nhân viên, chi phí và mua hàng.Đây là bước đầu tiên trong quá trình lập kế hoạch mua sắm.Ngân sách cho tất cả các bộ phận sau đó được xem xét và trong một tổ chức cam kết lập kế hoạch mua sắm, kế toán dành thời gian để tìm các yêu cầu mua hàng chung.Dựa trên ngân sách được gửi, họ có thể chỉ đạo các bộ phận làm việc với mua hàng trung tâm để kết hợp chi tiêu theo kế hoạch của họ cho các mặt hàng cụ thể.Quá trình này hoạt động tốt nhất trong một tổ chức cam kết giảm chi phí.Các vấn đề xung quanh ngày giao hàng, tuân thủ hợp đồng và các vấn đề dịch vụ khách hàng phải được giải quyết nội bộ trước khi ra ngoài hợp đồng.Khái niệm chính về mua sắm là lập kế hoạch, lập kế hoạch và mua theo nhóm tiên tiến sẽ dẫn đến tiết kiệm chi phí, hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn và do đó tăng lợi nhuận.Có bốn bước tạo thành cơ sở của kế hoạch mua sắm: mua theo nhóm, chỉ trong giao hàng thời gian, định giá số lượng lớn và giảm chi phí hành chính..Các bộ phận có thể được đặt trong một loạt các tòa nhà, với ngày giao hàng, số lượng và điều kiện được liệt kê trong đơn đặt hàng.Thực tiễn này ngày càng phổ biến trong các công ty chính phủ và khu vực công, nơi cùng một mặt hàng có thể được mua cho một loạt các tổ chức khác nhau.

Chỉ trong giao hàng thời gian là một thành phần trung tâm của kế hoạch mua sắm.Theo mô hình này, chi phí lưu trữ được thực hiện bởi nhà cung cấp.Họ chịu trách nhiệm đảm bảo số lượng vật liệu đã mua đã sẵn sàng và có sẵn để giao hàng tại các ngày và giờ được chỉ định.Loại yêu cầu giao hàng này thường được kết hợp với việc mua theo nhóm, giảm chi phí lưu trữ. Giá cả số lượng lớn và đàm phán là rất quan trọng khi hoàn thành kế hoạch mua sắm.Các tổ chức kết hợp tổng số lượng cần thiết trong một khoảng thời gian cụ thể có thể nhận được giá thấp hơn, dựa trên một mức đơn hàng cụ thể.Các cuộc đàm phán thường được hoàn thành bởi giám đốc mua sắm hoặc đại lý mua hàng cấp cao.Chi phí hành chính là chi phí cho tổ chức cho toàn bộ mua sắm để trả tiền.Điều này bao gồm mức lương và chi phí hỗ trợ cho nhân viên mua sắm, xử lý hóa đơn, kiểm tra sản xuất và giải quyết các yêu cầu của nhà cung cấp.Một quy trình có tổ chức, được quản lý loại bỏ một lượng đáng kể các chi phí này, vì chúng chỉ phát sinh một lần cho mọi hàng hóa.