Apa itu Petugas Ruang Surat?

Petugas ruang surat umumnya adalah orang yang bertanggung jawab atas surat yang masuk dan keluar dari perusahaan.Dia biasanya bekerja di kamar yang didedikasikan untuk menerima surat dan paket dan persiapan surat untuk pengiriman oleh kantor pos setempat atau layanan pengiriman independen.Pekerjaan pegawai ruang surat mungkin dengan perusahaan swasta, agen pemerintah, kelompok nirlaba atau operasi militer.

Ketika surat dikirim ke perusahaan besar, biasanya masuk ke satu stasiun terpusat atau kamar yang ditunjuk.Petugas Ruang Surat biasanya membagi surat berdasarkan departemen dan kemudian memecahnya lebih jauh oleh orang -orang yang bekerja di setiap departemen.Dia biasanya memuat item yang diurutkan ke keranjang surat dan mengikuti rute yang ditentukan untuk mendistribusikan surat di seluruh perusahaan.Jika ruang dan waktu mengizinkan, petugas ruang surat dapat mengambil surat keluar dan paket kecil di sepanjang rutenya dan mengirimkan memo dan pesan non-mail di antara departemen juga.

Jika sebuah perusahaan mengirimkan paket sebagai bagian dari bisnisnya, petugas ruang surat sering bertugas menyiapkan pengiriman.Dia biasanya diharuskan memiliki pengetahuan tentang tarif pengiriman dan praktik beberapa perusahaan penerusan surat yang berbeda sehingga dia dapat memilih metode tercepat dan paling hemat biaya untuk mengirimkan berbagai jenis surat.Jika penanganan atau instruksi khusus berlaku untuk pengiriman tertentu, petugas ruang surat biasanya diharapkan untuk mengikuti pedoman yang dikenakan.

Dokumen pengiriman yang dihasilkan komputer sering digunakan oleh perusahaan.Perusahaan sering membuat akun online dengan berbagai pengirim yang menagih perusahaan untuk layanan mereka, label pengiriman dan persediaan secara teratur.Petugas ruang surat umumnya diminta untuk memesan persediaan dan memelihara akun ongkos kirim pada tingkat yang sesuai.

Beberapa perusahaan mungkin mengharuskan petugas untuk mengoperasikan berbagai alat dan mesin surat.Ini biasanya mencakup meter ongkos kirim, skala, mesin penyortiran dan pelabelan, pembuka amplop listrik, sealer dan peralatan lipat-dan-insert.Jika sebuah perusahaan mengirimkan paket besar secara teratur, mesin rekaman atau stapling dapat digunakan untuk dengan aman menyegel kotak dan parsel.

Petugas ruang surat biasanya diharuskan memiliki keterampilan organisasi yang baik untuk melakukan pekerjaannya secara efisien.Dia biasanya diharapkan dalam kondisi fisik yang baik untuk mengangkat dan mengangkut paket berat.Kecakapan komputer yang baik umumnya diperlukan untuk membuat dokumen pengiriman dan memelihara file dan catatan terkait.

Untuk mendapatkan pekerjaan sebagai pegawai di ruang surat biasanya membutuhkan ijazah sekolah menengah atau yang setara.Pengalaman di kantor atau lingkungan pengiriman umumnya lebih disukai untuk pelamar pekerjaan ini.Sejumlah besar pegawai ruang surat melihat posisi sebagai batu loncatan ke posisi pembayaran yang lebih tinggi dalam suatu perusahaan.