Thư ký phòng thư là gì?

Một nhân viên phòng thư thường là người phụ trách một thư đến và gửi thư.Cô thường làm việc trong một căn phòng dành riêng cho việc nhận thư và gói và chuẩn bị thư để vận chuyển bởi bưu điện địa phương hoặc một dịch vụ vận chuyển độc lập.Một công việc thư ký thư có thể là với một công ty tư nhân, cơ quan chính phủ, nhóm phi lợi nhuận hoặc hoạt động quân sự. Khi thư được chuyển đến một công ty lớn, nó thường đến một trạm tập trung hoặc phòng được chỉ định.Thư ký phòng thư thường chia thư cho bộ phận và sau đó chia nhỏ nó bởi những người làm việc trong mỗi bộ phận.Cô thường tải các mặt hàng được sắp xếp vào giỏ hàng và đi theo một tuyến đường được quy định để phân phối thư trong toàn công ty.Nếu không gian và thời gian cho phép, nhân viên thư ký có thể nhận các chữ cái và các gói nhỏ dọc theo tuyến đường của cô ấy và gửi các bản ghi nhớ và tin nhắn không gửi thư giữa các bộ phận.Nếu một công ty vận chuyển các gói như một phần của hoạt động kinh doanh, nhân viên phòng thư thường chịu trách nhiệm chuẩn bị các lô hàng.Cô thường phải có kiến thức về giá vận chuyển và thực tiễn của một số công ty chuyển tiếp qua thư khác nhau để cô có thể chọn phương pháp nhanh nhất và hiệu quả nhất để vận chuyển nhiều loại thư.Nếu xử lý đặc biệt hoặc hướng dẫn áp dụng cho một số lô hàng nhất định, nhân viên thư ký thường được dự kiến sẽ tuân theo các hướng dẫn áp đặt.Các công ty thường thiết lập một tài khoản trực tuyến với nhiều chủ hàng khác nhau lập hóa đơn cho công ty cho các dịch vụ, nhãn vận chuyển và vật tư của họ thường xuyên.Một nhân viên phòng thư thường được yêu cầu để đặt hàng và duy trì các tài khoản bưu chính ở mức phù hợp.Một số công ty có thể yêu cầu nhân viên bán hàng vận hành một loạt các công cụ và máy móc gửi thư.Chúng thường bao gồm đồng hồ đo bưu chính, quy mô, máy phân loại và ghi nhãn, dụng cụ mở phong bì điện, chất bịt kín và thiết bị chèn và chà.Nếu một công ty vận chuyển các gói lớn một cách thường xuyên, các máy ghi hình hoặc máy ghim có thể được sử dụng để niêm phong các hộp và bưu kiện một cách an toàn. Một nhân viên phòng thư thường được yêu cầu phải có kỹ năng tổ chức tốt để thực hiện công việc hiệu quả.Cô thường được dự kiến sẽ ở trong tình trạng thể chất tốt để nâng và vận chuyển các gói nặng.Khả năng máy tính tốt thường là cần thiết để tạo tài liệu vận chuyển và duy trì các tệp và hồ sơ liên quan. Để có được một công việc làm nhân viên bán hàng trong phòng thư thường yêu cầu bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương.Kinh nghiệm trong một văn phòng hoặc môi trường vận chuyển thường được ưa thích cho những người xin việc này.Một số lượng đáng kể các thư ký phòng thư xem vị trí như một bước đệm đến các vị trí thanh toán cao hơn trong một công ty.