Vòng đời dự án là gì?

Một vòng đời dự án là quá trình thực hiện một dự án từ giai đoạn thụ thai cho đến khi đóng cửa.Có nhiều bước trong một vòng đời dự án và, tùy thuộc vào loại dự án, một số có thể mất nhiều thời gian hơn đáng kể so với những người khác.Thông thường, có một người quản lý dự án chịu trách nhiệm cho sự thành công chung của dự án.Ngoài ra còn có các chuyên gia khu vực chức năng khác nhau được chỉ định là thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm đảm bảo các khía cạnh nhất định của dự án được thực hiện chính xác. Bước đầu tiên trong vòng đời dự án là xác định nhu cầu.Bước ban đầu này xác định dự án và kết quả mong muốn sẽ là gì.Người quản lý dự án được chỉ định và một dòng thời gian dự kiến để hoàn thành dự án được phát triển.Nếu tài trợ chưa được bảo đảm, thì các yêu cầu biện minh và tài trợ kinh doanh được gửi.Cũng có thể có các cuộc họp để quyết định các cột mốc dự án sẽ được đo lường như thế nào và ai sẽ chịu trách nhiệm cho từng bước trong vòng đời dự án. Bước thứ hai trong vòng đời dự án đang lên kế hoạch.Mặc dù một kế hoạch cấp cao nhất đã được gửi trong giai đoạn ban đầu, các mốc chi tiết và kế hoạch thực hiện được xác định trong giai đoạn lập kế hoạch.Mỗi lần giao hàng được phác thảo cùng với ngày hoàn thành dự kiến.Nếu có nhiều phụ thuộc như nhiệm vụ, người ta phải hoàn thành trước khi nhiệm vụ hai có thể bắt đầu, thì thường có biểu đồ Gantt được phát triển để tất cả các thành viên trong nhóm biết ai chịu trách nhiệm về những gì.

Bước thứ ba trong vòng đời dự án được thực thi.Đây là giai đoạn mà tất cả các kế hoạch được đưa vào hành động.Mỗi thành viên trong nhóm tiến hành nhiệm vụ yêu cầu của mình trong khi người quản lý dự án giám sát để đảm bảo mọi người đều theo lịch trình.Người quản lý dự án cũng giám sát các cột mốc liên quan đến ngân sách để đảm bảo mỗi cột mốc được hoàn thành trên ngân sách.Nếu một nhiệm vụ cụ thể đang gặp nguy hiểm, người quản lý dự án sẽ làm việc với các thành viên trong nhóm để thêm nhân sự hoặc tiền để toàn bộ dự án có thể theo lịch trình. Bước cuối cùng trong vòng đời dự án đã kết thúc.Trong giai đoạn này, các nhiệm vụ riêng lẻ được hoàn thành và toàn bộ dự án được đệ trình để phê duyệt.Nếu dự án là một cái gì đó cụ thể, chẳng hạn như ra mắt sản phẩm mới hoặc xây dựng thực tế, kết thúc cũng bao gồm việc giao sản phẩm cho khách hàng cuối cùng.Các thành viên trong nhóm được thả ra khỏi nhiệm vụ dự án của họ và được phép quay lại công việc bình thường của họ và người quản lý dự án gửi một báo cáo cuối cùng phác thảo cách nhóm thực hiện liên quan đến dòng thời gian và ngân sách.Thông thường, báo cáo sẽ bao gồm các đề xuất về cách cải thiện các dự án trong tương lai dựa trên kinh nghiệm từ dự án hiện tại để người quản lý dự án tiếp theo sẽ biết những gì đã làm và không hoạt động tốt.