Ποιες είναι μερικές συμβουλές για την επιτυχή διαχείριση έργων;

Η διαχείριση του έργου είναι ένα σύνολο δεξιοτήτων που κυμαίνονται από τη λογιστική έως την οργανωτική διαχείριση.Αυτός ο τομέας έχει επεκταθεί σε διεθνώς αναγνωρισμένο επάγγελμα.Οι δεξιότητες διαχείρισης έργων είναι οι ίδιες, ανεξάρτητα από τη βιομηχανία, το μέγεθος και το πεδίο εφαρμογής του έργου.Υπάρχουν πέντε κύριες συμβουλές για την επιτυχή διαχείριση έργων: προγραμματισμός και πεδίο εφαρμογής, εκτελεστική αγορά, διαχείριση χρόνου, διαχείριση ανθρώπων και διαχείριση αλλαγών.Μάθετε πώς να εφαρμόζετε απλές διαδικασίες για τη βελτίωση της ταχύτητας και της επιτυχίας των έργων σας.

Ο προγραμματισμός και ο καθορισμός του πεδίου εφαρμογής ενός έργου είναι κρίσιμοι.Αυτό γίνεται συχνά σε ένα έγγραφο γνωστό ως charter έργου .Περιλαμβάνεται στον Χάρτη του Έργου είναι ένας σαφής ορισμός του στόχου του έργου, ο ορισμός της επιτυχίας του έργου, η εκτίμηση του χρονοδιαγράμματος και του κόστους και των μελών της ομάδας.Κατά τη δημιουργία αυτού του εγγράφου, δώστε όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες.Το έγγραφο αυτό κυκλοφορεί σε όλα τα μέλη της ομάδας του έργου και στο τμήμα χορηγίας.

Το Executive Buy-in είναι κρίσιμο για την επιτυχία του έργου.Παρουσιάστε το σχέδιο του έργου σας και λάβετε έγκριση για το προτού αρχίσετε να εργάζεστε.Τα μεγάλα έργα συχνά επωφελούνται από μια διευθύνουσα επιτροπή.Προσκαλέστε τη συμμετοχή των εκτελεστικών στελεχών από όλους τους τομείς που θα επηρεαστούν από το έργο στην επιτροπή.

Καθορίστε με σαφήνεια τις προκλήσεις, τα θέματα και την αναφορά του είδους υποστήριξης που χρειάζεστε για να επιτύχετε τον στόχο του έργου.Κρατήστε τους ενημερωμένους και αποφύγετε τον πειρασμό να αναφέρετε μόνο καλά νέα.Ζητήστε υποστήριξη όταν είναι απαραίτητο και κάνετε το καλύτερό σας για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν εκπλήξεις.

Η διαχείριση του χρόνου είναι απαραίτητη για εσάς και την ομάδα σας.Επενδύστε χρόνο για να μάθετε το λογισμικό διαχείρισης έργων και άλλα εργαλεία για να διατηρήσετε το έργο σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα.Ρυθμίστε τακτικές συναντήσεις, δώστε μια ατζέντα εκ των προτέρων και να τηρήσετε.Παρακολουθήστε τους ηγέτες της ομάδας σχετικά με τις αντίστοιχες συνεισφορές τους στο έργο και τις δεσμεύσεις.Στείλτε τα πρακτικά της συνάντησης με μια λίστα με τις εκχωρημένες δραστηριότητες και σαφώς απαριθμήστε ποιος είναι υπεύθυνος για την ολοκλήρωση αυτών των στοιχείων.

Η διαχείριση των ανθρώπων είναι η πιο περίπλοκη και ανταμείβοντας πτυχή της διαχείρισης του έργου.Ένας επιτυχημένος διαχειριστής έργου πρέπει να είναι σε θέση να λάβει δέσμευση και να ακολουθήσει από άτομα εκτός της δομής αναφοράς τους.Ο πιο συνηθισμένος λόγος για την αποτυχία του έργου είναι οι συγκρούσεις επικοινωνίας και προσωπικότητας.

Εγκαταστήστε μια διαδικασία διαχείρισης αλλαγών στην αρχή του έργου.Οποιεσδήποτε αλλαγές στο πεδίο εφαρμογής, την προσθήκη ή την κατάργηση των στοιχείων από το σχέδιο του έργου πρέπει να υποβληθούν και να επανεξεταστούν από την διευθύνουσα επιτροπή.Αυτές οι αλλαγές πρέπει να διαχειρίζονται, το κόστος και το χρονοδιάγραμμα προσαρμοσμένο για κάθε εγκεκριμένη αλλαγή.Η αποτυχία διαχείρισης της αλλαγής θα οδηγήσει σε ένα ατελείωτο έργο που υπερβαίνει τον προϋπολογισμό και το μη ικανοποιητικό.