Τι είναι η συνοδευτική επιστολή πρότασης;

Οι συνοδευτικές επιστολές προτάσεων είναι επαγγελματικές επιστολές που μεταφέρονται σε πιθανούς πελάτες, μαζί με ολοκληρωμένες επιχειρηματικές προτάσεις.Τα καλύτερα παραδείγματα μιας συνοδευτικής επιστολής προτάσεων είναι σύντομες, προσωπικές αλλά επαγγελματικές και βοηθούν στην ενθάρρυνση της ενίσχυσης της σχέσης μεταξύ του ερωτηθέντος και του παραλήπτη.Υπάρχουν πολλά βασικά στοιχεία που βρίσκονται πάντα σε αυτό το είδος επιστολής, καθώς και μερικά κοινά λάθη για να αποφευχθούν.

Ένα λάθος που κάνουν πολλοί επαγγελματίες των επιχειρήσεων είναι η χρήση της συνοδευτικής επιστολής της πρότασης ως ένας τρόπος να συνοψίσουμε τα περιεχόμενα της πρότασης.Δεδομένου ότι πολλά πρότυπα πρότασης περιλαμβάνουν μια περίληψη στο τέλος του εγγράφου, αυτό δεν είναι απαραίτητο.Στην πραγματικότητα, συμπεριλαμβανομένου αυτού του τύπου λεπτομέρειας στην συνοδευτική επιστολή δημιουργεί μια κατάσταση όπου ο παραλήπτης πρέπει να διαβάσει τις ίδιες πληροφορίες επανειλημμένα, έναν παράγοντα που θα μπορούσε να έχει αρνητικό αντίκτυπο στη διαδικασία αξιολόγησης.

Ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να έχετε κατά νου κατά τη σύνταξη μιας συνοδευτικής επιστολής προτάσεων είναι να το κρατήσετε σύντομο.Ένα σώμα τριών έως τεσσάρων σύντομων παραγράφων είναι επαρκές.Ο ρύθμιση αυτού του τύπου ορίου για τον εαυτό σας θα διασφαλίσει ότι διατηρείτε ολόκληρο το κείμενο σε μία σελίδα, αποφεύγοντας έτσι το λάθος να στείλετε αυτό που ισοδυναμεί με μίνι προϋπόθεση μαζί με το κύριο έγγραφο.

Το άνοιγμα της συνοδευτικής επιστολής της πρότασης θα πρέπει να είναι σύντομη.Χρησιμοποιήστε την πρώτη παράγραφο για να ευχαριστήσετε τον παραλήπτη που σας επιτρέπει να συμμετάσχετε στη διαδικασία πρότασης προσφοράς.Είναι επίσης σκόπιμο να πληρώσετε ένα κομπλιμέντο για τη δομή της αίτησης για πρόταση ή RFP, ότι σας παρέχονται να χρησιμοποιήσετε ως κατευθυντήριες γραμμές για την πρόταση και τη διαδικασία υποβολής.Γενικά, αυτό μπορεί να επιτευχθεί σε τρεις έως τέσσερις προτάσεις χωρίς να παρακωλύσει τις ευχαριστίες.

Η επόμενη παράγραφο σας μπορεί να περιλαμβάνει κάτι που είναι προσωπικό, αλλά ακόμα επαγγελματικό.Εάν η πρόταση υποβληθεί σε έναν υπάρχοντα πελάτη, αναφέροντας πόσο απολαύσατε να εργάζεστε με τον πελάτη στο παρελθόν είναι κατάλληλη.Σε περιπτώσεις όπου η πρόταση πηγαίνει σε μια εταιρεία που δεν έχετε κάνει ποτέ πριν, εστιάστε την προσοχή σας στη σχέση εργασίας που έχει καθιερωθεί μέσω τηλεφωνικών συνομιλιών, μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλων επαφών που είχατε με το κύριο σημείο επαφής σαςΚατά τη σύνταξη της πρότασης.Αυτό μπορεί να βοηθήσει να κρατήσει το γράμμα από το να είναι πολύ ξηρό, ενώ εξακολουθεί να αποφεύγει το λάθος να πάρει πολύ προσωπικό.

Για να κλείσετε την συνοδευτική επιστολή σας, δηλώστε τις προσδοκίες σας για το μέλλον.Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει το γεγονός ότι ανυπομονούμε να κερδίσετε την επιχείρηση και να απολαύσετε μια μακρά σχέση εργασίας με τον νέο πελάτη.Αυτή η παράγραφος θα πρέπει να αποδείξει την εμπιστοσύνη στην ποιότητα των αγαθών ή των υπηρεσιών που προσφέρετε, αλλά να μην αποδώσει κανένα είδος αναστολής στους ανταγωνιστές σας.Κρατήστε την εστίαση στο πόσο καλό μπορείτε να κάνετε τον πελάτη, όχι πόσο καλύτερα είστε από όλους τους άλλους.

Ποτέ μην γράφετε την επιστολή συνοδευτικής πρότασης μέχρι να ολοκληρωθεί η ίδια η πρόταση.Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι μπορεί να έχετε ένα ή δύο τελευταία λεπτά αλληλεπίδρασης με τον παραλήπτη που θα επηρεάσει τον τόνο και το περιεχόμενο της επιστολής σας.Εν πάση περιπτώσει, βεβαιωθείτε ότι η δομή της επιστολής σας είναι σύμφωνη με αυτό που γνωρίζετε για την εταιρική κουλτούρα του παραλήπτη και επιλέγετε τα λόγια σας ανάλογα.Λαμβάνοντας υπόψη αυτόν τον παράγοντα είναι ένας λεπτός τρόπος για να εκφράσετε το σεβασμό σας για τον τρόπο που κάνουν τις επιχειρήσεις χωρίς να εμφανίζονται να είναι πατροπαράδοτοι ή υπερβολικά εκφραστικοί με τα συγχαρητήρια.