Apa itu surat pengantar proposal?

Surat pengantar proposal adalah surat profesional yang dikirimkan ke klien potensial, bersama dengan proposal bisnis yang lengkap.Contoh terbaik dari surat pengantar proposal adalah singkat, pribadi tetapi profesional, dan membantu mendorong penguatan hubungan antara responden dan penerima.Ada beberapa elemen dasar yang selalu ditemukan dalam jenis surat ini, serta beberapa kesalahan umum yang harus dihindari.

Kesalahan yang dilakukan banyak profesional bisnis adalah memanfaatkan surat pengantar proposal sebagai cara untuk merangkum isi proposal.Karena banyak templat proposal termasuk ringkasan di akhir dokumen, ini tidak perlu.Faktanya, termasuk jenis detail dalam surat pengantar ini menciptakan situasi di mana penerima harus membaca informasi yang sama berulang kali, faktor yang dapat berdampak negatif pada proses evaluasi.

Salah satu hal terpenting yang perlu diingat saat menyusun surat lamaran proposal adalah dengan tetap singkat.Badan tiga hingga empat paragraf pendek sudah cukup.Menetapkan jenis batas ini untuk diri sendiri akan memastikan Anda menyimpan seluruh teks pada satu halaman, sehingga menghindari kesalahan dengan mengirim jumlah proposal mini bersama dengan dokumen utama.

Pembukaan surat lamaran proposal harus singkat.Gunakan paragraf pertama untuk berterima kasih kepada penerima karena mengizinkan Anda berpartisipasi dalam proses proposal penawaran.Juga tepat untuk membayar pujian untuk struktur permintaan proposal, atau RFP, bahwa Anda disediakan untuk digunakan sebagai pedoman untuk proposal dan proses pengajuan.Secara umum, ini dapat dicapai dalam tiga hingga empat kalimat tanpa berlebihan terima kasih.

Paragraf Anda berikutnya mungkin termasuk sesuatu yang pribadi, tetapi masih profesional.Jika proposal tersebut diserahkan kepada pelanggan yang sudah ada, sebutkan seberapa besar Anda menikmati bekerja dengan klien di masa lalu sesuai.Dalam kasus di mana proposal akan pergi ke perusahaan yang belum pernah Anda lakukan sebelumnya, fokuskan perhatian Anda pada hubungan kerja yang telah ditetapkan melalui percakapan telepon, email, dan kontak lain yang Anda miliki dengan titik kontak utama AndaSelama penyusunan proposal.Ini dapat membantu menjaga surat agar tidak terlalu kering, sambil tetap menghindari kesalahan dengan menjadi terlalu pribadi.

Untuk menutup surat lamaran proposal Anda, sebutkan harapan Anda untuk masa depan.Ini dapat mencakup fakta bahwa Anda berharap dapat mendapatkan bisnis dan menikmati hubungan kerja yang lama dengan pelanggan baru.Paragraf ini harus menunjukkan kepercayaan pada kualitas barang atau jasa yang Anda tawarkan, tetapi tidak memberikan jenis aspersi pada pesaing Anda.Tetap fokus pada seberapa baik Anda dapat melakukan klien, bukan seberapa baik Anda daripada orang lain.

Jangan pernah menulis surat lamaran proposal Anda sampai proposal itu sendiri selesai.Ini karena Anda mungkin memiliki satu atau dua menit terakhir interaksi dengan penerima yang akan mempengaruhi nada dan konten surat Anda.Dalam hal apa pun, selalu pastikan struktur surat Anda sesuai dengan apa yang Anda ketahui tentang budaya perusahaan penerima, dan pilih kata -kata Anda.Mengingat faktor itu adalah cara yang halus untuk mengungkapkan rasa hormat Anda terhadap cara mereka melakukan bisnis tanpa tampak menggurui atau terlalu ekspresif dengan pujian.