Mi a javaslat kísérőlevél?

A javaslat fedőlevelei olyan professzionális levelek, amelyeket a potenciális ügyfeleknek átutalnak, valamint a kitöltött üzleti javaslatokat.A javaslat kísérőlevél legjobb példái a rövid, személyes, de profi, és elősegítik a válaszadó és a címzett közötti kapcsolat megerősítését.Számos alapvető elem van, amelyek mindig megtalálhatók az ilyen típusú levélben, valamint néhány általános hibát, amelyeket elkerülni kell.

Egy olyan hiba, amelyet sok üzleti szakember elkövet, a javaslat kísérőlevelét használja a javaslat tartalmának összefoglalására.Mivel sok javaslatsablon tartalmaz egy összefoglalót a dokumentum végén, erre nem szükséges.Valójában, az ilyen típusú részletek bevonásával a kísérőlevélbe olyan helyzetet teremtenek, amikor a címzettnek ugyanazt az információt többször el kell olvasnia, ez egy olyan tényező, amely negatív hatással lehet az értékelési folyamatra.

Az egyik legfontosabb dolog, amelyet szem előtt kell tartani a javaslat kísérőlevél elkészítésekor, az, hogy röviden tartsa.Elegendő egy három -négy rövid bekezdésből álló test.Az ilyen típusú korlátok beállítása magának biztosítja, hogy a teljes szöveget egyetlen oldalon tartsa, ezáltal elkerülve azt a hibát, hogy elküldi a mini-propozíciónak a fődokumentumot.

A javaslat kísérőlevél megnyitásának rövidnek kell lennie.Használja az első bekezdést, hogy köszönetet mondjon a címzettnek, hogy megengedte, hogy részt vegyen az ajánlattételi javaslat folyamatában.Az is helyénvaló, ha bókot fizetnek a javaslat iránti kérelem vagy az RFP felépítésének, amelyet a javaslat és a benyújtási eljárás iránymutatásának felhasználására használnak fel.Általában ez három -négy mondatban megvalósítható, anélkül, hogy a köszönet túllépne.

A következő bekezdésed tartalmazhat valamit, ami személyes, de mégis profi.Ha a javaslatot egy meglévő ügyfélnek nyújtják be, megemlíti, mennyire élvezte a múltban az ügyféllel való együttműködést.Azokban az esetekben, amikor a javaslat olyan vállalathoz fordul, amelyet még soha nem folytatott üzleti vállalkozáshoz, összpontosítsa a figyelmét a telefonbeszélgetések, e -mailek és minden egyéb kapcsolattartó, amelyet az elsődleges kapcsolattartó ponttal megalapított működő kapcsolatra összpontosítson.A javaslat kidolgozása során.Ez segíthet abban, hogy a levél túl száraz legyen, miközben elkerüli a túl személyes hibát.

A javaslat kísérőlevél bezárásához adja meg a jövőbeli elvárásait.Ez magában foglalhatja azt a tényt, hogy várakozással tekint az üzleti vállalkozás megszerzésére és az új ügyféllel való hosszú munkakapcsolat élvezésére.Ennek a bekezdésnek meg kell mutatnia az Ön által kínált áruk vagy szolgáltatások minőségében vetett bizalmat, de a versenytársak számára semmilyen típusú törekvést nem ad.Tartsa a hangsúlyt arra, hogy mekkora jót tudsz csinálni az ügyfelet, nem pedig mennyire jobb vagy, mint mindenki más.

Soha ne írja meg a javaslat kísérőlevelet, amíg maga a javaslat befejeződik.Ennek oka az, hogy lehet, hogy egy vagy két utolsó perc van a címzettel való interakcióval, amely befolyásolja a levél hangját és tartalmát.Mindenesetre mindig győződjön meg arról, hogy a levél felépítése összhangban van -e azzal, amit tud a címzett vállalati kultúrájáról, és ennek megfelelően válassza ki a szavait.Ennek a tényezőnek a szem előtt tartása finom módja annak, hogy kifejezze tiszteletét az üzleti tevékenységük iránt, anélkül, hogy úgy tűnik, hogy pártfogolják vagy túlságosan kifejezik a bókokat.