Thư xin việc đề xuất là gì?

Thư xin việc đề xuất là những lá thư chuyên nghiệp được gửi đến các khách hàng tiềm năng, cùng với các đề xuất kinh doanh đã hoàn thành.Các ví dụ tốt nhất về một thư xin việc đề xuất là ngắn gọn, cá nhân nhưng chuyên nghiệp và giúp khuyến khích tăng cường mối quan hệ giữa người trả lời và người nhận.Có một số yếu tố cơ bản luôn được tìm thấy trong loại chữ cái này, cũng như một số sai lầm phổ biến cần tránh.Một sai lầm mà nhiều chuyên gia kinh doanh mắc phải là sử dụng thư xin việc đề xuất như một cách để tóm tắt nội dung của đề xuất.Vì nhiều mẫu đề xuất bao gồm một bản tóm tắt ở cuối tài liệu, điều này là không cần thiết.Trong thực tế, bao gồm loại chi tiết này trong thư xin việc tạo ra một tình huống mà người nhận phải đọc cùng một thông tin nhiều lần, một yếu tố có thể có tác động tiêu cực đến quá trình đánh giá.Một trong những điều quan trọng nhất cần ghi nhớ khi soạn thảo một thư xin việc đề xuất là giữ cho nó ngắn gọn.Một cơ thể gồm ba đến bốn đoạn ngắn là đủ.Đặt loại giới hạn này cho chính mình sẽ đảm bảo bạn giữ toàn bộ văn bản trên một trang, do đó tránh sai lầm khi gửi số tiền cho một tài sản nhỏ cùng với tài liệu chính.

Việc mở thư xin việc đề xuất phải ngắn gọn.Sử dụng đoạn đầu tiên để cảm ơn người nhận vì đã cho phép bạn tham gia vào quy trình đề xuất đấu thầu.Cũng thích hợp để trả một lời khen cho cấu trúc của yêu cầu đề xuất, hoặc RFP, mà bạn được cung cấp để sử dụng làm hướng dẫn cho đề xuất và quy trình đệ trình.Nói chung, điều này có thể được thực hiện trong ba đến bốn câu mà không làm quá mức lời cảm ơn.Đoạn văn tiếp theo của bạn có thể bao gồm một cái gì đó cá nhân, nhưng vẫn chuyên nghiệp.Nếu đề xuất đang được gửi cho một khách hàng hiện tại, việc đề cập đến việc bạn đã thích làm việc với khách hàng trong quá khứ là phù hợp.Trong trường hợp đề xuất sẽ dành cho một công ty mà bạn chưa từng làm kinh doanh trước đây, hãy tập trung sự chú ý của bạn vào mối quan hệ làm việc đã được thiết lập thông qua các cuộc trò chuyện qua điện thoại, email và bất kỳ liên hệ nào khác mà bạn đã có với điểm liên hệ chính của mìnhTrong quá trình soạn thảo đề xuất.Điều này có thể giúp giữ cho lá thư không quá khô, trong khi vẫn tránh được sai lầm khi quá cá nhân.Để đóng thư xin việc đề xuất của bạn, hãy nêu kỳ vọng của bạn cho tương lai.Điều này có thể bao gồm thực tế là bạn mong muốn có được doanh nghiệp và tận hưởng mối quan hệ làm việc lâu dài với khách hàng mới.Đoạn này sẽ thể hiện sự tự tin về chất lượng hàng hóa hoặc dịch vụ bạn cung cấp, nhưng không đưa ra bất kỳ loại hình thể nào cho các đối thủ cạnh tranh của bạn.Giữ sự tập trung vào mức độ tốt mà bạn có thể làm khách hàng, chứ không phải bạn tốt hơn bao nhiêu so với mọi người khác.Không bao giờ viết thư xin việc đề xuất của bạn cho đến khi chính đề xuất được hoàn thành.Điều này là do bạn có thể có một hoặc hai phút tương tác cuối cùng với người nhận sẽ ảnh hưởng đến giai điệu và nội dung trong thư của bạn.Trong mọi trường hợp, luôn đảm bảo cấu trúc của bức thư của bạn phù hợp với những gì bạn biết về văn hóa doanh nghiệp của người nhận và chọn từ của bạn theo đó.Giữ yếu tố đó trong tâm trí là một cách tinh tế để thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với cách họ kinh doanh mà không có vẻ như được bảo trợ hoặc biểu cảm quá mức với những lời khen ngợi.