Mit csinál egy egyházi titkár?

Egy egyházi titkár általában az egyház összes adminisztratív kérdését kezeli, a telefonok megválaszolásától a közlemények tervezéséig, másolat készítéséig és a levelezés kezeléséig.A munka azonban gyakran sokkal több, mint pusztán a papírmunka és a csengő telefonok zsonglőrködése.A legtöbb titkárnak az egész szervezet arcának kell lennie.Az egyházról, annak felépítéséről és hiedelmeiről szóló alapvető ismeretek gyakran nélkülözhetetlenek, mivel a titkárt arra lehet kérni, hogy megválaszolja az emberek széles skálájának széles körű kérdéseit.

Az egyháztitkár által a szóban forgó szervezet sajátosságaitól függően annak sajátosságai.Az adminisztratív feladatok általában a munka nagy részét képezik.A titkár általában kezeli az egyház irodáját.Ez magában foglalja a mesternaptár fenntartását, a találkozók ütemezését és az összes alkalmazott elérésének megismerését.Jól meg kell ismernie az egyház programozását, és tudnia kell, hogyan kell a nyilvánosság konkrét kérdéseit irányítani.

Bizonyos mértékben az egyházi titkárnak általános egyházi erőforrásnak kell lennie, mind a gyülekezetek, mind a külvilág számára.A belső részben felelős az egyházi tagok lelkészekkel való összekapcsolásáért, az osztályok és rendezvények regisztrációjának kezeléséért, valamint a bejelentések közzétételének és terjesztéséért.Ez gyakran magában foglalja az e-mail adatbázisok, valamint a nyomtatott szórólapok és közlemények kezelését.

A titkároknak képviselniük kell az egyházat és annak programozását a külvilágba.Az újonnan érkezők, akiknek kérdései vannak a szolgáltatásokkal vagy eseményekkel kapcsolatban, általában az egyházi titkárhoz jutnak, mint az első referenciapontot híváskor.A titkárnak képesnek kell lennie arra, hogy udvariasan és őszintén válaszoljon az egyházzal és annak politikájával kapcsolatos kérdésekre.A lelkipásztori tanácsadás ütemezése, az esküvő és a temetkezési tervezésről szóló tények biztosítása, valamint az egyház alapvető hiedelmeivel kapcsolatos kérdések megválaszolása az egyházi titkár munkaköri leírásában található.

Egyes egyházakban, különösen a nagyon nagy egyházakban, az egyházi titkár kiosztható egyéni lelkésznek vagy papnak.Ez a fajta egyházi titkár sok szempontból olyan, mint egy személyes asszisztens.Ő kezeli a lelkész személyes ütemtervét, és levelezést kap és küld el a lelkész nevében.A titkár kapcsolatba lép az egyházi személyzet többi tagjával, és időnként általánosabb feladatokat vállal, például segít a heti hírlevelek előkészítésében, de minden nap többségét csak egyén szolgálatában tölti.Az ezzel a struktúrával rendelkező egyházak általában több titkárt foglalkoztatnak: gyakran egy a vezető vezetés minden tagjának, egy vagy több pedig a recepción ülni és az általánosabb kérdések kezelésére.

Minden titkárnak általában együtt kell működnie a konzisztencia fenntartása érdekében, mind a tájékoztatásban, mind a feladatkezelésben.Ez ugyanúgy vonatkozik a több titkárral rendelkező nagy egyházakra, mint a kis egyházakra, különféle részmunkaidős adminisztratív asszisztensekkel, akik együtt dolgoznak a munka fedezésére.Az egyházi hivatal a legtöbb egyházi szervezet szerves része, és a titkárok elsődleges szerepe annak biztosítása, hogy az iroda hatékony, hatékony és hasznos legyen.