Thư ký nhà thờ làm gì?

Một thư ký nhà thờ thường xử lý tất cả các vấn đề hành chính cho một nhà thờ, từ trả lời điện thoại đến thiết kế bản tin, tạo bản sao và quản lý thư từ.Tuy nhiên, công việc thường không chỉ là tung hứng giấy tờ và điện thoại đổ chuông.Hầu hết các thư ký cũng phải hoạt động như một gương mặt cho toàn bộ tổ chức.Kiến thức cơ bản về nhà thờ, cấu trúc và niềm tin của nó thường rất cần thiết, vì thư ký có thể được kêu gọi để trả lời các câu hỏi rộng từ nhiều người.Các chi tiết cụ thể về những gì một thư ký nhà thờ nhất thiết phải phụ thuộc vào các chi tiết cụ thể của tổ chức có vấn đề.Tuy nhiên, hầu hết thời gian, nhiệm vụ hành chính chiếm phần lớn công việc.Thư ký thường quản lý văn phòng phía trước của nhà thờ.Điều này liên quan đến việc duy trì lịch tổng thể, lên lịch các cuộc hẹn và biết cách tiếp cận tất cả nhân viên.Anh ấy hoặc cô ấy phải thành thạo trong chương trình của nhà thờ và phải biết cách chỉ đạo các câu hỏi cụ thể từ công chúng.Ở một mức độ nhất định, một thư ký nhà thờ phải là một nguồn tài nguyên chung của Giáo hội, cả cho các hội đồng và thế giới bên ngoài.Ở bên trong, anh ta hoặc cô ta chịu trách nhiệm kết nối các thành viên nhà thờ với các mục sư, quản lý đăng ký cho các lớp học và sự kiện, và xuất bản và phân phối các thông báo.Điều này thường bao gồm quản lý cơ sở dữ liệu e-mail cũng như các tờ quảng cáo và bản tin được in.Thư ký cũng phải đại diện cho Giáo hội và chương trình của nó cho thế giới bên ngoài.Những người mới đến với các câu hỏi về các dịch vụ hoặc sự kiện thường đến thư ký nhà thờ như là điểm tham chiếu đầu tiên khi gọi.Bộ trưởng phải có khả năng trả lời một cách lịch sự và trung thực về các câu hỏi về nhà thờ và các chính sách của nó.Lên lịch tư vấn mục vụ, cung cấp các sự kiện về kế hoạch đám cưới và tang lễ, và trả lời các câu hỏi về niềm tin cơ bản của nhà thờ đều nằm trong mô tả công việc của thư ký nhà thờ.Trong một số nhà thờ, đặc biệt là những người rất lớn, một thư ký nhà thờ có thể được chỉ định cho một mục sư hoặc linh mục cá nhân.Loại thư ký nhà thờ này theo nhiều cách như một trợ lý cá nhân.Anh ấy hoặc cô ấy sẽ quản lý lịch trình cá nhân của mục sư và sẽ nhận và gửi thư từ trong tên của mục sư.Bộ trưởng sẽ tương tác với các thành viên khác của nhân viên nhà thờ và thỉnh thoảng sẽ đảm nhận các nhiệm vụ chung hơn, như giúp chuẩn bị các bản tin hàng tuần, nhưng dành phần lớn mỗi ngày để phục vụ nhưng một cá nhân.Các nhà thờ với cấu trúc này thường sử dụng nhiều thư ký: thường là một cho mỗi thành viên của lãnh đạo cấp cao, và một hoặc nhiều để ngồi ở quầy lễ tân và xử lý các yêu cầu chung hơn.Tất cả các thư ký thường phải làm việc cùng nhau để duy trì tính nhất quán, cả về tiếp cận và quản lý nhiệm vụ.Điều này áp dụng nhiều cho các nhà thờ lớn với nhiều thư ký cũng như cho các nhà thờ nhỏ với các trợ lý hành chính bán thời gian khác nhau làm việc cùng nhau để trang trải công việc.Văn phòng nhà thờ là một phần không thể thiếu của hầu hết các tổ chức nhà thờ và vai trò chính của Thư ký là đảm bảo rằng văn phòng đó hiệu quả, hiệu quả và hữu ích.