Apa yang dilakukan sekretaris gereja?

Seorang sekretaris gereja biasanya menangani semua masalah administrasi untuk sebuah gereja, dari menjawab telepon hingga merancang buletin, membuat salinan, dan mengelola korespondensi.Pekerjaan itu seringkali lebih dari sekadar menyulap dokumen dan telepon dering.Sebagian besar sekretaris juga harus bertindak sebagai wajah untuk seluruh organisasi.Pengetahuan dasar tentang gereja, strukturnya, dan keyakinannya seringkali penting, karena sekretaris dapat dipanggil untuk menjawab pertanyaan luas dari berbagai orang.

Spesifik dari apa yang dilakukan sekretaris gereja harus bergantung pada spesifik organisasi yang dipermasalahkan.Namun, sebagian besar waktu, tugas administrasi merupakan bagian dari pekerjaan.Sekretaris biasanya mengelola kantor depan gereja.Ini melibatkan pemeliharaan kalender master, menjadwalkan janji temu, dan mengetahui cara menjangkau semua staf.Ia harus berpengalaman dalam pemrograman gereja dan harus tahu bagaimana mengarahkan pertanyaan spesifik dari publik.

Sampai batas tertentu, seorang sekretaris gereja harus menjadi sumber daya gereja umum, baik untuk jemaat maupun ke dunia luar.Di dalam, ia bertanggung jawab untuk menghubungkan anggota gereja dengan pendeta, mengelola pendaftaran untuk kelas dan acara, dan menerbitkan dan mendistribusikan pengumuman.Ini sering termasuk mengelola database email serta selebaran dan buletin yang dicetak.

Sekretaris juga harus mewakili gereja dan pemrogramannya ke dunia luar.Pendatang baru dengan pertanyaan tentang layanan atau acara biasanya mencapai sekretaris gereja sebagai titik referensi pertama saat menelepon.Sekretaris harus dapat dengan sopan dan jujur menjawab pertanyaan tentang gereja dan kebijakannya.Menjadwalkan konseling pastoral, memberikan fakta tentang pernikahan dan perencanaan pemakaman, dan menjawab pertanyaan tentang keyakinan dasar gereja semuanya datang dalam deskripsi pekerjaan sekretaris gereja.

Di beberapa gereja, terutama yang sangat besar, seorang sekretaris gereja dapat ditugaskan untuk seorang pendeta atau pendeta individu.Sekretaris gereja semacam ini dalam banyak hal seperti asisten pribadi.Dia akan mengelola jadwal pribadi pendeta dan akan menerima dan mengirimkan korespondensi atas nama pendeta.Sekretaris akan berinteraksi dengan anggota staf gereja lainnya dan kadang -kadang akan melakukan tugas -tugas yang lebih umum, seperti membantu menyiapkan buletin mingguan, tetapi menghabiskan sebagian besar setiap hari untuk melayani tetapi satu individu.Gereja -gereja dengan struktur ini biasanya mempekerjakan beberapa sekretaris: seringkali satu untuk setiap anggota kepemimpinan senior, dan satu atau lebih untuk duduk di meja depan dan menangani pertanyaan yang lebih umum.

Semua sekretaris biasanya harus bekerja sama untuk mempertahankan konsistensi, baik dalam penjangkauan maupun dalam manajemen tugas.Ini berlaku untuk gereja-gereja besar dengan banyak sekretaris seperti halnya untuk gereja-gereja kecil dengan berbagai asisten administrasi paruh waktu yang bekerja bersama untuk menutupi pekerjaan.Kantor Gereja adalah bagian integral dari sebagian besar organisasi gereja, dan peran utama Sekretaris adalah untuk memastikan bahwa kantor itu efisien, efektif, dan bermanfaat.